Quanto è importante stabilire le priorità in merito alle cose da fare durante la giornata? È fondamentale!

Credo sia davvero uno degli aspetti più importanti da tenere in considerazione per essere davvero più produttivi.

Ciò che vorrei trasmetterti con questo articolo è che il modo in cui ci si organizza cambia da persona a persona e cambia in base ai propri valori.Chi, come me, si occupa di organizzazione fornisce delle linee guida generali da poter seguire ma poi sta a ognuno di noi trovare il proprio metodo. E la migliore linea guida da seguire è sempre quella delle priorità. E come si stabiliscono le priorità? In base ai propri valori. Eccone un esempio.

L’esperienza con mia figlia

Ricordo il periodo in cui nacque mia figlia. Provavo un senso di frustrazione per non essere più capace di occuparmi della casa, spesso non riuscivo a fare neanche le cose più banali.

Ciò che riguardava Arianna era sempre urgente, ciò che riguardava lei era sempre un’interruzione. Dover fare le cose in fretta per paura che potesse svegliarsi e interrompermi da un momento all’altro. Le poppate a richiesta. Il cambio pannolino sempre in agguato. Come si fa a pianificare una To Do List in questa condizione?

Ricordo bene quel giorno in cui, dopo una poppata, me ne stavo seduta con Arianna in braccio a guardare dalla finestra. Non facevamo nulla, ce ne stavamo lì immobili. Il momento meno produttivo della giornata mi dirai tu. Ed invece no, l’ho capito solo in quel momento. Ero dove dovevo essere e facevo ciò che dovevo fare, serenamente: stavo trascorrendo del tempo con mia figlia. In quel momento per me quella era la priorità assoluta.

Capisci dove voglio arrivare? Nessuno può stabilire quali sono le tue priorità al posto tuo, solo tu puoi sapere in base ai tuoi valori ciò che per te conta davvero in quella giornata.

Imparare ad essere flessibili

Inoltre le priorità cambiano nel tempo e dobbiamo imparare ad essere flessibili e ad adeguarci velocemente al cambiamento. Questo è infatti uno degli obiettivi che mi sono prefissata l’anno scorso e che intendo portare avanti anche quest’anno. QUI trovi un articolo in cui ti racconto come organizzo gli obiettivi con un quaderno.

Ora infatti mia figlia non richiede più le stesse attenzioni di quando era neonata e le mie priorità si sono adeguate di conseguenza. È vero, quando mia figlia era piccola aveva la precedenza su tutto, ma poi a seguire c’erano priorità minori che riguardavano la casa. Impostavo una sola cosa importante che entro la giornata dovevo portare a termine e, cascasse il mondo, la facevo. Solo così riuscivo ad arrivare a fine giornata soddisfatta. Sapevo così di essermi dedicata a mia figlia ma allo stesso modo non mi sentivo in colpa per aver trascurato la casa.

L’episodio delle pratiche amministrative

Ti faccio un altro esempio. C’è stato un periodo in cui mi occupavo di pratiche di tipo amministrativo. Mi veniva richiesto in 4 ore di chiuderne il più possibile. In un primo momento le gestivo nell’ordine in cui erano in elenco, cioè dalla più vecchia alla più recente. Più passava il tempo e più mi sentivo frustrata perché non riuscivo a sbrigare le pratiche abbastanza in fretta. Questo perché spesso le pratiche più vecchie erano anche quelle più lunghe da gestire e richiedevano un contatto telefonico al cliente. C’era il cliente che non rispondeva e dovevo provare altri numeri. Altre volte parlavo con la segretaria che mi passava Tizio, che poi mi passava Caio.
Immagina quanto tempo perso inutilmente su una singola pratica!

Così un bel giorno provai a cambiare strategia. Iniziavo il lavoro scorrendo velocemente tutte le pratiche. Appena ne trovavo una semplice la gestivo subito e la chiudevo. Proseguivo così finché non chiudevo tutto ciò che si poteva chiudere subito. In questo modo in 3 ore e mezza avevo chiuso la quantità di pratiche che avrei dovuto chiudere in 4 ore. Nella restante mezz’ora mi occupavo di un paio di pratiche più lunghe e me ne andavo a casa soddisfatta.

Tenere le pratiche più laboriose alla fine mi permetteva di potermene occupare con calma, senza quella fretta di dover chiudere il prima possibile. Ma non solo: essendo pratiche anche più complicate non rischiavo di fare errori dovuti alla fretta, quindi svolgevo un lavoro qualitativamente migliore rispetto a prima.

Ammetto che i miei colleghi non vedevano di buon occhio il mio atteggiamento. Dovendo loro lavorare sul mio stesso file delle pratiche, gli toccava un file un po’ disordinato, con pratiche chiuse qua e là e non in ordine. Ma io non davo peso alla cosa perché penso che ognuno debba gestire il proprio lavoro come meglio crede. Del resto chiunque avrebbe potuto fare lo stesso per essere più produttivo. Credo invece fossi l’unica a lavorare in questo modo, forse perché non mi limito a fare le cose come le fanno tutti, seguendo la regola del “si fa così e basta”.

Perché ti ho raccontato questo episodio? Perché anche in questa occasione, per decidere in che modo gestire il tempo di lavoro, ho dovuto stabilire delle priorità, questa volta scelte in base all’obiettivo. E qual era l’obiettivo? Chiudere più pratiche possibile. Dal mio punto di vista tutto il resto è diventato secondario.

Non ti sto dicendo che il mio modo di scegliere le priorità sia per forza giusto. Ti sto dicendo che è giusto per me. E lo stesso dovresti fare anche tu quando prendi le tue decisioni.

Se vuoi essere più produttivo scegli le tue priorità in base ai tuoi valori e ai tuoi obiettivi.

Sono convinta che ciò che conta non è riuscire ad essere capaci di fare mille cose durante una giornata. Tutti corriamo di qua e di là perché siamo pieni di impegni, ma essere impegnati non significa necessariamente essere anche produttivi. Potresti passare l’intera giornata a fare un sacco di cose ma arrivato a fine giornata ti sembra di non aver concluso nulla. Quante volte ti è capitato? È proprio questa sensazione che genera in noi stress e frustrazione. Questo succede quando non hai stabilito quali sono le tue priorità.

Procrastinare non è il male assoluto

Per lungo tempo sono stata una procrastinatrice. Pensavo di essere guarita ed invece leggendo il libro “Gestione del tempo” di Brian Tracy ho avuto un’illuminazione. Mi sono accorta di esserlo ancora e ti spiego perché.
Una cosa che dico spesso è “Non possiamo fare tutto!”
Quindi ci sono le cose che facciamo e le cose che rimandiamo. Ma se rimandiamo, allora stiamo procrastinando? Giusto! Ma…

La persona improduttiva procrastina su attività importanti, la persona produttiva procrastina su attività di poco valore.

Lo vedi quanto è importante stabilire le priorità? Sei capace di distinguere le attività di valore da ciò che non lo sono? Forse il segreto è tutto qui e forse procrastinare non è il male assoluto come credevo io. E allora basta! Niente più sensi di colpa!

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