Come diventare più organizzato con 9 consigli che ti cambieranno la vita!

Avresti bisogno di una giornata da 48 ore? Ti senti quasi schiacciato dalla quantità di impegni da dover portare e termine? Ti capisco, succedeva anche a me. Ma con una buona organizzazione potrai vivere con più serenità le 24 ore che hai a disposizione.

“Non dire che non hai abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che venne dato a Galileo, Pasteur, Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, e Albert Einstein”
(H. Jackson Brown Jr.)

Spesso l’organizzazione viene vista come noiosa e limitante. Invece è solo con l’organizzazione che puoi vivere una vita piena e soddisfacente. Prova ad immaginare: hai passato una giornata ad occuparti del lavoro, a rincorrere scadenze, a gestire le urgenze del momento. Poi arrivi a sera e ti sembra non solo di aver concluso poco, ma anche che non ti sia rimasto il tempo da dedicare a te stesso e ai tuoi interessi. L’organizzazione ti dà modo di vivere la vita a modo tuo, seguendo i ritmi che hai dettato tu, e non quelli imposti da altri.

L’organizzazione ti rende libero.

La pianificazione non è altro che la strategia che metti in campo per vivere la tua vita nel migliore dei modi, per viverla davvero come vorresti. Senza, sarebbero gli eventi o gli altri a decidere per te.

Penso ad esempio a tutte quelle volte che io e mio marito pianifichiamo le attività del sabato per poter programmare un’uscita la domenica mattina. Se non lo facessimo ci ritroveremmo con un sacco di faccende arretrate che andrebbero poi smaltite durante la settimana successiva. E chi vuole iniziare il lunedì dovendosi occupare di faccende arretrate? Capisci ora cosa intendo quando ti parlo di libertà?

“La felicità va pianificata”

Lo dice lo psicologo Luca Mazzuchelli e lo penso anch’io. Questo non significa che devi programmare ogni secondo della tua vita, non sei certo un robot e non credo sia tra i tuoi obiettivi diventarlo. Ma non puoi neanche lasciare la tua vita al caso, nella speranza che i sogni si avverino per magia come succede a Cenerentola. Se vuoi raggiungere i tuoi obiettivi o semplicemente vuoi arrivare a fine giornata soddisfatto, hai bisogno di diventare organizzato.

Scrivendo questo articolo ho ripensato a tutto ciò che io stessa ho messo in pratica agli inizi di questo percorso, quando ancora non ero una persona organizzata ma sentivo un forte desiderio di cambiamento.
Dal momento che l’organizzazione ha stravolto la mia vita in meglio vorrei condividere questi consigli con te, sperando che anche la tua vita possa avere una svolta.

1. Svuota la mente

Se c’è una cosa che viene molto sottovaluta ma è davvero la primissima azione da mettere in atto, è quella di scrivere TUTTO. Scrivi le cose da fare, segna un’idea quando ti viene in mente, prendi appunti su ciò che ritieni importante, fai delle liste. Nell’articolo che trovi QUI ti spiego come realizzare una To Do List, ma se sei alle prime armi parti da una normalissima lista. Banalmente potresti iniziare dalla classica lista della spesa se non l’hai mai fatta.

C’è chi, come mio padre, si ostina a tenere a mente tutto ciò che deve comprare. È un ottimo esercizio per la memoria, certo. Però mio padre è anche un tipo che gira diversi negozi: il panificio, il fruttivendolo, la pescheria, il supermercato… si ricorda di comprare tutto, ma poi gli passa di mente che doveva anche passare in posta a pagare la bolletta. Quanto tempo risparmierebbe se non affidasse tutto alla propria memoria?

2. Pianifica la giornata

Non pianificare la giornata equivale a viverla così come capita. Significa che se mentre stai lavorando ti arriva una mail, decidi di leggerla, e forse decidi anche di rispondere per toglierti il pensiero. Poi ti chiama tua madre e ti dice che la connessione internet a casa sua non va e non riesce a mettersi in contatto con il servizio clienti, e allora corri in suo soccorso perché alla mamma non puoi dire di no. Torni a casa e ti succede un imprevisto: ti chiamano dal nido perché tua figlia non sta tanto bene e ti chiedono di andare a riprenderla. Arrivi a sera e l’unica cosa che riesci a dire è “non ho concluso niente”. Ecco, era così che avresti voluto andasse la giornata?

Pianificare la giornata ti aiuta ad avere un piano d’azione, ad avere una linea guida da seguire per non perderti tra tutte le cose che potrebbero capitarti. Se prendiamo come esempio la giornata che ti ho descritto potresti dedicare delle sessioni di tempo alla gestione delle mail, potresti passare da tua madre a controllare la connessione più tardi, quando avrai portato a termine qualche attività che avrai segnato nella tua lista, e se ti chiamano dal nido… beh, puoi sperare di aver fatto almeno la cosa più importante che ti eri prefissato per quella giornata. Ma per essere certo di sapere qual è la cosa più importante devi averla valutata in anticipo.

Pianificare significa fare chiarezza. Significa che, di tutte le cose che oggi potresti fare, ne hai scelte solo alcune seguendo un preciso criterio e non a caso. Ti pare poco? Per la pianificazione ti suggerisco il metodo Kanban, ne parlo QUI.

3. Non procrastinare

Questo è da sempre il mio tallone d’Achille. Ma sto imparando e gestirlo. Qual è il mio segreto? Ho imparato a non sovraccaricare la giornata di attività impegnative, quelle che sai già che al momento opportuno non avrai voglia di fare. Se so che in una giornata ne devo gestire solo una o al massimo due, non mi peseranno e le farò più volentieri.

Soprattutto, se per domani ho già pianificato un’attività impegnativa, non sarò tentata dal voler rimandare quella di oggi: doverne gestire due domani più quelle già in programma è decisamente peggio. Finirei per sentirmi sopraffatta dal carico di impegni e finirei per bloccarmi. Il timore di quella sensazione imminente riesce a smuovermi. Il mio obiettivo? Creare giornate con attività equilibrate tra loro. Lo vedi quanto è importante pianificare le tue giornate?
Per altri consigli su come smettere di rimandare puoi cliccare QUI.

4. Avere un posto per tutto

Questo consiglio ti sembrerà davvero banale eppure è stato proprio il primo con il quale mi sono approcciata al mondo dell’organizzazione. Sembra facile da mettere in pratica eppure quanti di noi riescono ad essere ordinati? Non è che io sia una fanatica dell’ordine, intendiamoci. Infatti non ti sto dicendo che d’ora in poi dovrai diventare super ordinato ma piuttosto che ogni cosa deve avere un suo preciso posto. Quindi, se hai lasciato deliberatamente qualcosa in giro oggi, almeno dovrai sapere dove riporla domani.

A casa dei miei ad esempio vigeva la regola del “lo metto dove trovo posto”. Mi ci sono sempre trovata malissimo, per questo, quando sono andata a vivere a casa mia, è scattato in me questo forte desiderio di cambiamento.

Quindi: ciò che ti serve in cucina deve stare in cucina, ciò che ti serve in bagno deve stare in bagno, e così via. Gli oggetti, per poter svolgere bene la loro funzione, devono essere a portata di mano e devi poter ricordare facilmente dove trovare gli oggetti che non usi con frequenza. E se proprio non riesci a trovare spazio per riporli vorrà dire che c’è sicuramente qualcosa da eliminare (o regalare, o vendere, decidi tu).
Lo percepisci il senso di libertà che ho provato in questo piccolo-grande cambiamento?

5. Misura

La misurazione è stata un altro dei primi consigli che, da quando ho messo in pratica, mi ha cambiato la vita. Da quel momento il timer è diventato uno dei miei migliori alleati in ambito organizzativo. Si dà il caso che proprio in quel periodo, Cristina, una mia amica d’infanzia mi abbia regalato un timer: eccolo qui.

Ci sono molto affezionata proprio perché mi riconduce agli inizi del mio percorso, ne è diventato praticamente il simbolo.

All’inizio lo usavo solo per verificare la cottura della pasta. Poi ho scoperto le sue grandi potenzialità con un piccolo esperimento che ora ti propongo: tu lo sai quanto ci vuole per rifare il letto? A quei tempi ti avrei risposto “Troppo!” Scherzi a parte, io avrei risposto 10 minuti. Domani mattina prova a rifare il letto e, con un timer, misura quanto tempo ci impieghi. Con tutta probabilità, se sei un tipo precisino, ci impiegherai non più di 5 minuti. In realtà per rifare il letto ci vogliono solo 3 minuti. D’ora in poi, ogni volta che rifai il letto, prova ad impostare un timer di 3 minuti e mettiti alla prova. Le prime volte non ti verrà perfetto, ma non importa, ti basterà un po’ di esercizio per riuscirci.

Questo esperimento ti serve per comprendere che in realtà non ci vogliono 10 minuti per rifare il letto, ma solo 3. Risultato? Se anche per te rifare il letto è noioso come lo era per me, sapere che ci vogliono solo 3 minuti ti permetterà di farlo più volentieri. Ma non solo. Prova a pensare: di quante attività non sai esattamente quanto tempo ci impieghi? Se inizi a misurare tutte le attività che svolgi con frequenza avrai dei dati reali che ti permetteranno di essere più preciso nelle tue valutazioni e di incastrare meglio le attività nella tua giornata. Per diventare più organizzato, il timer deve diventare il tuo migliore amico.

6. Crea delle routine

Spesso si pensa che avere una vita regolata da delle routine possa essere noiosa. Invece sono proprio le routine che ti permettono di vivere una vita più creativa. Non ci credi? Allora prova a pensarci un attimo: quando riesci ad essere creativo? A me capita quando sono rilassata, quando non ho pensieri fastidiosi che mi ingombrano la mente. Scrivere, come abbiamo visto la volta precedente, è un ottimo metodo per sgomberare la mente. Le routine sono un secondo metodo.

Diciamo quindi che, se scrivere le cose da fare sono il primo step che ti permette di non doverle ricordare, le routine sono il secondo step che ti permette di automatizzarle.

Se un’attività la svolgi tutti i giorni più o meno alla stessa ora, di sicuro non potrà essere per te motivo di ansia e preoccupazione, ti pare? Quindi:

meno cose a cui dover pensare = più tempo da dedicare a ciò che vuoi

Ci sono tantissime attività che possono essere trasformare in routine e, non appena le avrai individuate e fatte tue, vedrai che procederai con il pilota automatico e sarà davvero liberatorio avere meno cose di cui preoccuparsi.

Del resto anche la natura segue dei ritmi regolari, forse dovremmo seguire il suo esempio e cercare di vivere in armonia con noi stessi.
Inoltre le routine sono rassicuranti. Prova a pensare ai bambini e a quanto per loro sia importante mantenere dei ritmi costanti, quanto li renda sereni. Non è un caso che mia figlia al nido segua un una routine ben precisa: c’è il momento per il gioco libero, poi la merenda, poi le attività, poi il cambio pannolino, poi il pranzo. Se è dimostrato che questo sistema rende i bimbi tranquilli e sicuri, perché non dovrebbe funzionare anche per gli adulti?

Una cosa che ho sperimentato su di me con gran soddisfazione è che le routine sono un ottimo metodo per cominciare la giornata. Vuoi sapere perché? Sono un buon modo di metterti in azione. La tua giornata parte con delle attività, magari semplici, iniziate e portate a termine: leggere il capitolo di un libro, rifare il letto, preparare la colazione o la borraccia dell’acqua sono tutte attività perfette per questo scopo. Hai mai provato ad usare una checklist per gestire le tue routine? Ora che è tutto ok puoi davvero accendere i motori, sei pronto per partire!

Come abbiamo appena visto, l’ideale sarebbe inserire delle routine la mattina, appena sveglio per darti la carica. Possiamo quindi combinare questa nuova abitudine con il punto n. 7

7. Svegliati presto

Hai tante cose da fare e non sai quando inserire le tue routine? Svegliarti un po’ prima potrebbe essere la soluzione. Non è che ora devi svegliarti al canto del gallo, prova intanto ad impostare la sveglia una mezz’ora prima del tuo solito. Anche solo mezz’ora può fare la differenza. Poi man mano, se ti ci trovi bene, puoi passare ad un’ora o anche più.

In quella mezz’ora potresti dedicarti alle tue routine. Oppure questo tempo in più potrebbe esserti utile per non iniziare la giornata di corsa, per fare le cose con calma. Potrebbe anche essere un modo per fare il punto della situazione e pianificare la giornata. Una cosa è certa: svegliarsi alle 9 non ti farà diventare più organizzato e produttivo.

8. Fai una cosa per volta

Chiunque ti abbia detto che fare più cose insieme ti renda più produttivo, ti ha raccontato una balla. Ormai è risaputo che il multitasking (svolgere più attività nello stesso momento) è controproducente, inutile e dannoso.

Facendo ad esempio 2 cose insieme finisci per non dare la giusta attenzione né una cosa, né all’altra. Lo diceva anche Einstein:

“Qualsiasi uomo che guida in maniera sicura mentre bacia una bella ragazza è un uomo che non sta dando al bacio l’attenzione che merita.”

A me il multitasking provoca proprio una sensazione di fastidio. È un po’ come quando mangio un gelato per strada, non sopporto mangiarlo mentre cammino. Certo, sono in grado di fare le 2 cose insieme ma… quando mangio il gelato voglio gustarlo: non ho voglia di evitare di far finire i capelli nella panna, di dover guardare dove metto i piedi per non inciampare, di dover evitare di essere investita, di far attenzione che il gelato coli lungo il cono, di evitare di sporcarmi… voglio solo mangiare un gelato in santa pace. Capisci cosa intendo?

Quando fai più cose insieme, lo fai sommariamente. Questo ti porta a mettere poca cura in ciò che fai con il rischio anche di commettere degli errori. Quale capo vorrebbe un dipendente capace di star dietro a più attività ma che non riesce a garantire la qualità del proprio lavoro? Perché non assicurarti invece un lavoro fatto bene?

Per diventare più organizzato fai una cosa alla volta e vedrai che fare le cose per bene, con la giusta attenzione, ti farà procedere più spedito. Sei ancora convinto che fare più cose insieme ti permetta di finire prima?
Se vuoi approfondire questo argomento ti consiglio l’articolo che trovi QUI.

9. Stabilisci degli obiettivi

Ricordi quando dicevo che l’organizzazione ti permette di non vivere la vita a caso, così come capita? Avere degli obiettivi ti permette di seguire una direzione. Tutto ciò che fai non deve essere fine a se stesso ma deve ricondurre ad un disegno più grande: i tuoi obiettivi. Per poter diventare più organizzato stabilisci degli obiettivi, poi compi tutte le azioni necessarie affinché tu possa raggiungerli. Solo così non ti perderai tra le tante cose da fare.

Poi magari non è detto che tu riesca a realizzarli tutti, ma non è questo il punto. Per raggiungere un obiettivo metterai in campo tutto il tuo impegno e la tua determinazione. Potrai fallire ma ti rialzerai, e imparerai qualcosa di nuovo dai tuoi errori. In alcuni casi dovrai formarti per avere le giuste competenze, altre volte ti “dovrai sporcare le mani” e imparare da solo sul campo facendo esperienza. Altre volte dovrai uscire dalla tua “comfort zone”, farti coraggio, affrontare le tue paure e superarle. Alla fine tutto questo ti avrà arricchito, ti avrà reso una persona migliore. Non pensi anche tu che ne valga la pena? Vuoi sapere perché perseguire gli obiettivi anche se sembrano irraggiungibili? Te lo racconto QUI.

Ecco, adesso hai a disposizione tutte le migliori armi per diventare più organizzato e affrontare al meglio le tue giornate. Ci sarebbero tantissimi altri punti da esaminare, come ad esempio migliorare la concentrazione o stabilire delle priorità, ma si entrerebbe troppo nello specifico e si farebbe riferimento a concetti più legati alla produttività che all’organizzazione in senso stretto. Se hai comunque voglia di approfondire questi argomenti puoi farmi delle domande nei commenti. Sarò felice di aiutarti.

Allora, sei pronto? Avevi già provato qualcuno di questi suggerimenti o è la prima volta che ti affacci al mondo dell’organizzazione? Continua a seguirmi, vedrai quanto il mondo dell’organizzazione è stimolante e… incredibile, può anche essere divertente! È il motivo per cui mi trovi qui!

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