Rimanere concentrati e non perdere tempo è fondamentale per essere più produttivi e raggiungere i propri obiettivi.

Ti capita mai di essere così concentrato quasi da dimenticare dove ti trovi? È ciò che mi capita quando leggo alcuni romanzi particolarmente appassionanti, ma non solo. Molte volte succede quando svolgo le faccende di casa, soprattutto quando stiro o mentre lavo i piatti. Spesso mi capita anche quando scrivo. Beh, sarebbe un problema se così non fosse: rimanere concentrati mentre si sta elaborando un argomento da trattare è fondamentale. Ma non sempre è facile, capita di essere distratti da una notifica del telefono, dal corriere che suona alla porta e, soprattutto al lavoro, dal collega che ha bisogno di aiuto proprio al momento sbagliato.
Allora come fare a rimanere concentrati?
Io di solito uso questi trucchetti, spero possano aiutare anche te.

1. Organizza la postazione di lavoro

Per prima cosa crea una postazione di lavoro ottimale per assicurarti di non dover pensare a nient’altro. Se lavori ad una scrivania, accertati di avere vicino tutto ciò che può esserti utile in quel momento: agenda, fogli, post-it, penne, matite, gomma, evidenziatori, graffette, pinzatrice, ecc.
Tieni invece distante tutto ciò che non ti serve nell’immediato: crea confusione e ti distrae. Quindi… via tutto!

Se riesci, circondati di oggetti di cancelleria esteticamente gradevoli. Lavorare in un ambiente stimolante aiuta ad essere più sereni e rilassarti, quindi più produttivi.

Io adoro gli evidenziatori Zebra Mildliner e li tengo all’interno della mia “scrivania portatile”. É così che chiamo una borsa nella quale ho inserito tutto il materiale di cancelleria che uso più spesso. Non avendo una postazione da lavoro fissa in casa, mi basta prendere la mia borsa gialla e portarla dove voglio, anche fuori casa se serve. In un primo momento mi è sembrato un acquisto un po’ azzardato, ora non potrei farne più a meno. Ecco, questo è uno di quegli oggetti al quale mi sento legata e che mi fa star bene.

Lo stesso concetto vale anche per le pulizie. Se per esempio devo lavare il bagno, attività non particolarmente stimolante, per essere certa di restare concentrata e finire il prima possibile, preparo tutto il necessario prima di iniziare. Nel ripostiglio ho un apposito secchiello con tutto il necessario: prodotti, spugne, strofinacci e guanti. Mi basta tirarlo fuori al momento opportuno e sono pronta! Da quando uso questa tecnica finisco in un lampo!

Bene, se hai adesso tutto pronto non dimenticare di tenere a portata di mano anche l’acqua. Così non dovrai alzarti o cambiare stanza per andare a prenderla.

2. Via il cellulare

Come abbiamo già detto, il cellulare è sicuramente una delle più comuni fonti di distrazione. Per quale motivo? Semplice, è sempre a portata di mano. Quando c’è necessità di rimanere davvero concentrati, disattiva tutte le notifiche e i suoni. Uno degli errori più frequenti è quello di impostare la vibrazione o di lasciare il telefono a vista. Non basta! Anche il semplice lampeggiare del telefono può distrarti. A questo punto metti il telefono a faccia in giù. Ancora meglio sarebbe lasciarlo in un’altra stanza. Se stai lavorando al PC difficilmente ti alzerai apposta per andare in un’altra stanza a leggere una notifica, giusto?

3. Niente interruzioni

Rispetto al cellulare, questa è una distrazione più difficile da gestire, ma non impossibile. Non puoi evitare che qualcuno suoni alla porta o che un collega si presenti a chiederti consiglio.
Al lavoro potresti lasciare un avviso o mandare un messaggio ai tuoi colleghi comunicando che, per esempio, dalle 10.00 alle 11.00 sarai impegnato e non potrai essere disturbato.
Se dovessero disturbarti ugualmente, potresti prendere un appunto al volo della richiesta e ricontattare il tuo collega più tardi. Certo, avrai interrotto la tua attività, ma per fortuna solo per un breve momento.
Ricorda però poi di ricontattare il tuo collega se non vuoi perdere in credibilità.

4. Scrivi una checklist

Un altro motivo di distrazione è la poca chiarezza. Spesso iniziamo la giornata facendo delle attività a caso, così come ci vengono in mente. Siamo in balia degli eventi ed è frequente che svolgiamo delle azioni in base agli imprevisti del momento. Ad esempio: ricevi una mail importante… “ok, rispondo subito!”, sono terminati i pannolini… “ok, vado a comprarli!”, e così via. E se in quel momento stavi facendo altro? Non è detto che tu debba necessariamente gestire tutti i nuovi input in quel preciso momento. Per questo è importante aver pianificato la giornata tenendo a mente quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere a fine giornata. Devi avere una direzione, un timone che ti possa guidare per non perderti tra le cose da fare, gli imprevisti, le urgenze e i nuovi input.

Ti suggerisco a tal proposito di compilare una checklist, una lista delle cose da fare da spuntare man mano che le attività che ti eri prefissato vengono svolte. Questo metodo è perfetto per mantenere il focus su ciò che per te è davvero importante. Ogni volta che sarai distratto da altro, la checklist ti riporterà nella giusta direzione.
QUI trovi un articolo che potrebbe esserti utile: racconto della checklist che utilizzo per la gestione del weekend.

5. Usa la tecnica del Pomodoro

Conosci questa tecnica? Si tratta di un metodo per suddividere il lavoro in intervalli di tempo da 25 minuti separati da pause di 5 minuti. Il nome deriva dalla forma del timer che il suo inventore utilizzava per tenere il tempo. Ammetto che il ticchettio del timer potrebbe infastidire. Dopo averci fatto l’abitudine però diventa stimolante, mi permette di mantenere un ritmo costante in ciò che faccio e tendo a rimanere sul pezzo. Ogni tanto do una sbirciatina al timer per capire se sto procedendo al giusto passo o se devo velocizzare. Se ho rallentato e la sveglia suona prima del previsto, il suono mi dà una bella scossa… “Ehi, muoviti!”

Se si sta svolgendo un lavoro più lungo si possono prevedere 4 sessioni da 25 minuti. Dopo la quarta sessione ci si può concedere una pausa più lunga di 15 minuti.

Se 25 minuti ti sembrano pochi, nessun problema! Potresti prevedere delle sessioni da 45 minuti con pause da 15 minuti. Dopo la quarta sessione potresti concederti una pausa da 30 minuti.

Ciò che conta è evitare di svolgere attività full immersion con la convinzione che, lavorare finché si può, ci permetta di produrre di più. È invece dimostrato che, se ci si dedica ad una stessa attività per troppo tempo, la mente ad un certo punto tenderà a divagare ed è difficile poi rimanere concentrati.

6. Fai una cosa alla volta

È dimostrato che anche fare Multitasking non renda più produttivi, anzi. Il motivo è che in realtà il Multitasking non esiste. Già, proprio così: la mente non è capace di gestire più informazioni nello stesso momento e quindi cosa fa? Passa velocemente da un’informazione all’altra. È talmente rapida e siamo così abituati a gestire mille cose insieme da non rendercene neanche conto. E cosa pensi che succeda tutte le volte che passi da una informazione all’altra? Perdi concentrazione, esatto!

Lo sai che dopo un’interruzione c’è bisogno in media di 23 minuti per ritrovare la concentrazione? Ora prova ad immaginare quanto tempo in realtà stai perdendo ogni volta che stai cercando di fare più cose insieme.

Quindi segui sempre questa regola: fai una cosa per volta! Noterai che farai anche molti meno errori, di conseguenza migliorerà la qualità del tuo lavoro, fidati!

7. Segna man mano ciò che ti passa per la testa

A volte, mentre stai svolgendo un compito, può capitare che ti venga improvvisamente in mente qualcos’altro. “Mi serve il burro per fare i biscotti!”… ecco, l’ideale sarebbe ignorarlo, ma poiché è inevitabile che questo pensiero continui a tormentarti, tanto vale liberartene scrivendolo su un foglietto. Ora si che potrai continuare con serenità ciò che stavi facendo!

A me ad esempio capita spessissimo, mentre sto lavorando, di dover informare mio marito di qualcosa. In quello stesso momento capita che stia lavorando pure lui. Allora gli invio un messaggio con un elenco numerato di tutte le cose che ho necessità di comunicargli proprio in quel momento. Io così mi sarò liberata del mio fardello e, allo stesso tempo, non avrò disturbato lui. Potremo analizzare insieme tutti i punti quando ci sarà tempo e modo. Se te lo stai chiedendo… si, mio marito è un santo e… no, non mi ha ancora spedito in quel famoso paese.

Bene, ora che conosci tutti i trucchetti per rimanere concentrati, che ne dici di testarne qualcuno? Raccontami dei tuoi esperimenti, sarò felice di conoscere la tua esperienza.

Se il mio consiglio ti sembra utile, puoi condividerlo cliccando qui sotto!