Non riesci ad evitare le distrazioni e spesso ti perdi tra le mille cose da fare? Ecco come mantenere il focus.

Ti capitano mai giornate in cui ti sembra di non aver concluso nulla? Inizi un’attività ma poi sei sommersa da elementi di disturbo: le notifiche del cellulare, altre attività che incombono, interruzioni di colleghi o familiari, imprevisti vari.

Ci provi a restare focalizzata ma poi puntualmente… ti perdi!
Così finisci per svolgere i compiti più semplici, quelli che sei certa di riuscire a portare a termine nonostante le interruzioni e gli imprevisti. Ma poi fino a sera sei davvero soddisfatta? La verità è che finisci per rimandare proprio le cose più importanti, quelle che ti darebbero maggior soddisfazione.

Non sempre sono attività “rognose“, sono solo impegnative. Non essendo certa di trovare le condizioni ideali per poterle svolgere, spesso aspetti il momento favorevole. Peccato però che quel momento sembra proprio non arrivi mai. E allora, che fare?

Beh, ci sono tante piccole strategie che puoi attuare sin da subito per evitare le distrazioni e smettere di darla vinta a da tutti questi elementi di disturbo.

Limitare le distrazioni

Se proprio non puoi evitare le distrazioni, intanto puoi iniziare a limitarle il più possibile. Come?

• Il cellulare, una delle massime fonti di distrazione, tienilo silenziato e possibilmente in un’altra stanza. Meno hai modo di accedervi, più facile sarà evitare che le continue notifiche possano distoglierti dai tuoi impegni.

Poi, prima di svolgere un compito, anticipa tutto ciò che potrebbe crearti distrazione.

• Prepara in anticipo uno spuntino se prevedi di fare una pausa. A me capita spesso che più sono concentrata, più mi viene fame. Se non mangio qualcosa il mio stomaco protesta finendo per distrarmi. Non vorrai mica interrompere un lavoro per preparati un panino o sbucciare 2 carote!

• Prepara una borraccia (ecco la mia) o una bottiglietta d’acqua. L’idratazione è importante per restare concentrati e non ha senso alzarsi tutte le volte per andare a bere. Tieni l’acqua sempre a portata di mano.

• Prepara tutto il necessario prima di metterti al lavoro: prodotti di cancelleria, i documenti sui quali stai lavorando, gli appunti, i prodotti per le pulizie, a seconda del compito che ti stai apprestando a svolgere. Così avrai già tutto pronto e non perderai tempo.

• E soprattutto… non dimenticare di fare prima la pipì! (Già!)

“Se avessi a disposizione otto ore per abbattere un albero, ne passerei sei ad affilare l’ascia”.
Abramo Lincoln

Fai chiarezza

Bene ora che siamo pronte e ai posti di combattimento ci serve fare il punto della situazione: “Ma poi, cos’è che dobbiamo fare?“

Sappiamo che le cose da fare sono tante, ma quante? E quali esattamente.
Spesso finiamo per perderci perché non abbiamo un’idea chiara di cosa dobbiamo poi realmente fare. Per fare chiarezza di basterà scrivere una To Do List. Per sapere come realizzarla in modo davvero efficace te lo spiego passo passo QUI.

Alleggerisci le tue giornate

Come abbiamo visto prima, uno dei motivi per cui si finisce per procrastinare è che alcune attività ci appaiono troppo impegnative da affrontare. Per alleggerire la mente da questo senso continuo di frustrazione, ti basterà alleggerire… le tue giornate.
QUI ti spiego come sfruttare il meccanismo che ti permette di fare di più, facendo meno.

Se ingolfi la giornata di troppe cose da fare è quasi certo che non riuscirai a farle tutte. Siamo erroneamente convinti che più attività ci imponiamo, più probabilità ci sono di portare a termine un buon numero. Ed invece è l’esatto contrario.
Se vuoi assicurarti di riuscire a fare le cose più importanti, e spesso più impegnative, la tua giornata dovrà ruotare proprio intorno a quelle attività. Tutto il resto sarà secondario e può essere rimandato senza sensi di colpa.

Se riempi tutta la tua giornata di attività, come farai ad essere certa di riuscire a fare le più difficili?

Inoltre le distrazioni sono sempre in agguato: meglio aver portato a termine poche attività importanti che tante irrilevanti. Per quelle meno importanti puoi sempre sfruttare i ritagli di tempo o il tempo che ti è rimasto libero.

Per mantenere il focus sarà anche necessario imporsi dei limiti di tempo. Questo ti aiuterà a non disperdere la concentrazione e quindi restare focalizzata su ciò che devi fare.

Qui ti si potranno aprire 2 scenari.

Tecnica del Pomodoro

Se devi svolgere un compito impegnativo che richiede ad esempio 2 o 3 ore puoi usare la tecnica del Pomodoro. E’ quella tecnica che prevede l’utilizzo di un timer per suddividere il lavoro in intervalli separati da brevi pause. Te la spiego nel dettaglio QUI.

Io generalmente evito come la peste le attività troppo lunghe perché tendo ad annoiarmi e a voler passare altro per poter staccare la spina. Se sei come me, asseconda questa tua tendenza e, piuttosto, dividi un’attività più grande in attività più piccole.

Time Boxing

Se ad esempio stai lavorando ad un progetto, per prima cosa stabilisci tutti i passaggi che ti servono per portarlo a termine. Ogni giorno dedicati solo ad uno di questi passaggi. Decidi ad esempio di dedicare 1 ora o 1 ora e mezza al giorno, dal lunedì al venerdì in maniera costante ad una parte del progetto.

Avrai ritagliato lo giusto spazio di tempo nella tua giornata per l’attività che hai scelto: se non trattandosi di troppo tempo, l’attività ti sembrerà meno impegnativa. Allo stesso modo il tuo progetto continuerà a procedere.

Non avendo impiegato 3 ore piene, se dovesse esserci un qualche intoppo, sai che potrai lasciare e proseguire ad imprevisto risolto: di tempo ne hai ancora.

Questa tecnica si chiama “Time Boxing”, che prevede appunto dei blocchi di tempo per fare le cose. Ad esempio dalle 9 alle 10 potresti lavorare su una parte di un progetto, dalle 11 alle 12 potresti occuparti delle faccende domestiche.

Lasciando degli spazi vuoti tra un’attività e l’altra riuscirai facilmente a tamponare gli imprevisti e a non perderti. Decidi tu quanto spazio libero lasciare. Quello spazio di tempo può essere riempito con una serie di attività secondarie sfruttando la tecnica del Batching (la spiego QUI). Se non riesci a farle tutte, pazienza. La cosa importante è non pianificare mai attività importanti una di seguito all’altra. Potresti non finire in tempo la prima finendo per accavallarti con la seconda.

Conclusioni

Abbiamo visto come poter evitare le distrazioni. Facciamo un breve riepilogo:

• Fai in anticipo ciò che potrebbe distrarti e prepara in anticipo il materiale di lavoro.
• Realizza una To Do List stabilire cosa c’è da fare.
• Scegli le attività più importanti (massimo 2).
• Suddividi le attività e i progetti in attività più piccole.
• Ne fai una per 2 o 3 ore di fila usando la tecnica del Pomodoro.

oppure

• Le distribuisci in più giornate stabilendo dei blocchi di tempo da un’ora o un’ora e mezza intervallate da spazi di tempo vuoti per fronteggiare gli imprevisti.
• Sfrutta gli spazi di tempo vuoti facendo attività brevi e secondarie senza preoccuparti troppo di farle tutte.

Se nonostante queste strategie per evitare le distrazioni ti senti ancora persa, scrivimi e troveremo insieme la soluzione giusta per te.

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