7 errori da evitare quando scrivi una To Do List per portare a termine i tuoi compiti ed essere più produttiva ed efficace.

Se mi conosci da un po’ saprai sicuramente che la To Do List è il sistema di pianificazione e gestione del tempo che ritengo più efficace in assoluto. Infatti ne parlo spesso nei miei articoli (puoi trovare QUI delle linee guida e QUI i vari step da seguire per scrivere delle To Do List che funzionano davvero).

Il motivo è che la To Do List è davvero facile da realizzare: ti basta un foglio e una penna!

Poi diciamoci la verità, sarò strana ma scrivere la To Do List mi diverte un sacco: mettere per iscritto ciò che mi passa per la testa mi dà soddisfazione perché così ho l’assoluta certezza di non dimenticare nulla, neanche quelle idee strampalate che ogni tanto mi passano per la testa. Ma soprattutto mi diverte depennare le voci delle attività potate termine. Ovvio!

D’accordo che la To Do List è semplice da realizzare ma se vuoi essere certa di riuscire a depennare le voci della lista bisognerà seguire un criterio. Ecco perché oggi vorrei parlarti dei 7 errori da evitare, così potrai essere certa di portare a termine i tuoi compiti ed essere più produttiva ed efficace. Pronta?

1. Usare il calendario per segnare le cose da fare

Forse ti sembrerà più pratico perché assegnare le attività ad una determinata data ti dà la percezione di avere tutto sotto controllo. Usare un calendario o un’agenda per segnare le cose da fare potrebbe invece creare solo confusione.

Sul calendario segna solo le attività che prevedono una data e un orario prestabilito. Parliamo quindi di appuntamenti, ricorrenze o attività che prevedono una scadenza.

Potresti segnare quindi sul calendario l’appuntamento con l’estetista, il compleanno di un’amica, la scadenza per la consegna di un progetto. “Pulire il frigo“, ad esempio, andrebbe inserito nella To Do List.

Le attività segnate sul calendario, proprio perché hanno una connotazione temporale precisa, saranno le prime che dovrai guardare quando deciderai come iniziare la giornata. È chiaro che se alle 10 hai appuntamento con la tua migliore amica, non potrai programmare altre attività a quell’ora.

Verificati quindi gli impegni prestabiliti, potrai inserire in modo strategico le attività della tua To Do List nella pianificazione della tua giornata.

Non scrivendo più tutto su calendario eviterai quel senso di frustrazione che ti prende le volte che non sei riuscita a fare tutte le cose che avevi programmato per un determinato giorno.

2. Liste sparse

Fogli volanti, appunti sul telefono, Post-it incollati qua e là, agenda, calendario e qualunque altro posto ti passi per la mente ogni volta che ti viene in mente una nuova attività da segnare. Ok, hai paura che se non la segni subito potresti dimenticartene ma scrivere liste sparse genera solo confusione perché ogni volta che hai bisogno di un’informazione non sai mai dove cercarla. Così rischi di perdere solo tempo ma, soprattutto, finisci per smettere di usarle. Ecco la soluzione: scegli un unico posto dove raccogliere le tue liste.

Se sei amante del cartaceo ti consiglio un piccolo taccuino da poter portare sempre con te. Scrivi un’unica lista alla quale man mano aggiungere le varie voci, senza seguire un criterio particolare. Potrai poi estrapolare alcune attività e utilizzare le pagine successive per suddividerle per categorie (come ad esempio lavoro, famiglia, personale) o distinguerle per attività settimanali o giornaliere. Fai qualche prova e poi scegli la formula che ritieni funzioni meglio.

Se invece ti senti più tecnologica, le App sono probabilmente la soluzione più rapida, anche perché lo smartphone è sempre a portata di mano.
Come app semplice e immediata ti consiglio Google Keep. Se invece hai bisogno di un’app che possa gestire facilmente molte informazioni allora Todoist è il top: nonostante la sua complessità davvero è molto intuitiva.

3. Liste poco chiare

Ti capita nella fretta di inserire nella To Do List un’attività e poi non ricordare più cosa intendessi dire? Non ci crederai ma ogni tanto mi capita ancora di fare questo errore, convinta di essere stata precisa come sempre ed invece… mi ritrovo a guardare la lista con aria perplessa. Mi è capitato proprio l’altro giorno. Ho riletto questa voce:

“Piano raggiungimento obiettivi”

Cosa avrò voluto dire? Avevo in mente di realizzare un mio metodo per il raggiungimento degli obiettivi? Credimi, ad oggi ancora non so dare un senso a quella voce.

Quindi scrivi sempre in modo chiaro e preciso. Non segnare per esempio “erboristeria” dando per scontato che leggendo questa voce la tua mente ti rimanderà esattamente a ciò che vorresti fare. Scrivi piuttosto “comprare olio essenziale al rosmarino dall’erboristeria”. Meglio perdere tempo scrivendo due parole in più che diventar matta a interpretare le tue “frasi misteriose” .

Lo stesso vale se scrivi in cartaceo. Meglio perder tempo a scrivere bene che impazzire per decifrare cosa hai scritto, anche se lo hai scritto tu stessa.

4. Inserire troppe voci

Vorresti fare tantissime cose durante la giornata, lo so. Ecco perché le tue liste sono sempre così piene zeppe di voci! Se solo ci fosse una bacchetta magica per fare tutto recitando una semplice formula!

Ti svelo però un segreto:

Per scrivere una To Do List efficace non devi partire dalle cose da fare ma dal tempo che hai a disposizione.

L’errore che tutte tendiamo a fare è cercare di infilare in una giornata quante più attività possibili. Il punto è che non puoi adattare il tempo alle cose che devi fare perché 5 minuti non possono diventare 6 minuti. Sei tu che devi adattati al tempo che hai a disposizione pianificando al meglio delle tue possibilità tenendo conto di interruzioni e imprevisti.

Più lunga sarà la lista, più ti sentirai frustrata per aver fatto troppo poco. Anche perché non farai altro che rimandare ciò che non sei riuscita a portare a termine. E la stessa storia non farà che ripetersi tutti i giorni in un loop infinito. Quindi niente più liste chilometriche!

Prova invece ad inserire massimo 3 voci prioritarie nella tua lista giornaliera. Se le avrai svolte tutte e 3 potrai ritenerti soddisfatta. Se ti dovesse rimanere ancora tempo ed energia potrai sempre svolgere le restanti azioni della lista.

Questo punto è strettamente collegato con il prossimo.

5. Liste poco equilibrate

Proprio perché riempiamo la giornata di tante attività ci sembra sempre di aver girato come delle trottole impazzite con la sensazione è di non aver concluso granché, non è vero?

Sei talmente presa dalle cose che devi fare che ti capita di mangiare al volo, spesso in piedi, non ti fermi un attimo e arrivi a sera stremata. Ma sei proprio sicura di poter portare a termine i tuoi impegni se non ricarichi mai le batterie?

I pasti, i momenti di riposo, la lettura, passeggiare e prendere una boccata d’aria, fare esercizio fisico, sono tutti momenti importanti della giornata e non vanno trascurati. Proprio per questo vanno inseriti nella tua pianificazione giornaliera. Solo così potrai essere certa che ci sia il giusto equilibrio tra i tuoi impegni. Non ci crederai ma così facendo riuscirai a fare molto di più di quanto immagini.

6. Non suddividere le azioni

“Rimettere in ordine l’armadio”. Questa è un’attività che rischia di farti perdere la voglia prima ancora di iniziare, non è vero?
La sola idea di aprire l’armadio e fare i conti con tutto il suo contenuto mi spaventa. Ed è così che si finisce per rimandare di continuo ciò che scriviamo nelle nostre liste.

Prova invece a suddividere le attività più impegnative in attività più piccole come ad esempio:

• Riordinare le camicie.
• Riordinare l’abbigliamento sportivo.
• Riordinare l’intimo.

Così non ti sembrerà più un compito così impegnativo. Anche perché in questo modo potrai suddividere le attività in più giornate ed essere certa di avere il tempo necessario per terminare il compito.

7. Non stabilire la durata di un compito

Quanto tempo pensi di impiegare per dare una pulita al frigorifero? Mezz’ora? Un’ora? Se non fai una stima di quanto tempo impieghi per svolgere un compito non puoi sapere se dopo hai il tempo per fare altro, ti pare?

Accanto alla voce “lavare frigorifero” indica anche quanto tempo prevedi di impiegare. Tieniti piuttosto larga così da tener conto di eventuali imprevisti. Sempre meglio che ti avanzi tempo e non il dover fare i salti mortali per svolgere il compito successivo. Quando avrai un’idea di quanto tempo impieghi ad esempio per le attività di routine sarà più facile alternarle ad attività saltuarie e incastrarle tra loro.
Per avere un’idea di quanto tempo impieghi per svolgere le tue attività potresti usare un timer. Se vuoi sapere come sfruttare al meglio questo semplice strumento prova a leggere QUI.

Ultimo accorgimento: mi raccomando, non dimenticare di depennare le attività che hai svolto: quella è la parte più divertente! Così avrai subito un’idea di cosa hai fatto oggi e ti sentirai subito soddisfatta e motivata.
E sii positiva: concentrati su ciò che hai portato a termine e non su ciò che non sei riuscita a fare: è questo ciò che conta!

Se ne hai voglia raccontami la tua esperienza con le liste, come ti sei trovata? Con te funzionano?

Se il mio consiglio ti sembra utile, puoi condividerlo cliccando qui sotto!

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