Ecco i 10 errori più comuni nella gestione del tempo. Conosci il tuo nemico per poterlo sconfiggere!

Ti sei mai chiesta come usi il tuo tempo?

Se cerchi di fare quante più cose possibili nella tua giornata ma poi rimandi sempre quella più importante, se non riesci a rimanere sul pezzo, ti lasci distrarre, passi da un’attività all’altra per cercare di portarle a termine ma poi ti senti frustrata e demoralizzata, hai bisogno di… una vacanza!

Per un attimo ci avevi creduto, vero?

E se invece ci fermassimo un attimo a fare il punto della situazione?Vedremo infatti quali sono i 10 errori più comuni nella gestione del tempo. Non si tratta di attuare da subito un cambiamento, solo valutare la situazione che più ti mette in difficoltà per riconoscerla e darle un nome.

Per poter migliorare è necessario partire dai nostri sbagli: riconoscere i propri limiti è il primo passo per poterli affrontare. Poi vedremo insieme anche come correggerli.

Io sarò qui per guidarti e supportarti. Sei pronta? Prepara una bella bevanda fresca e mettiti comoda e vediamo insieme in quali di questi errori ti riconosci.

1. Non avere le idee chiare

“Ho 1000 cose da fare!” ma sei proprio sicura che siano 1000? Le hai mai contate? No, non sono impazzita! L’errore di credere che le cose da fare siano così tante da diventare insormontabili è uno dei più comuni. La sola idea di doverne affrontare così tante ci paralizza. Così non iniziamo neanche perché sappiamo già di aver perso in partenza: 1000 cose da fare e giornate da 24 ore, è impossibile!

“1000” è un modo di dire, certo. Ma ti dirò che sono davvero poche le persone che si soffermano a contare quante sono realmente le cose da fare. Uno dei motivi principali per cui non lo fanno è che tengono tutto a mente. La prima cosa da fare è scrivere tutto ciò che ci passa per la testa così come suggerisce David Allen con il suo metodo GTD: gli appuntamenti, le cose da fare, le cose da ricordare.

Solo così possiamo districarci tra il mare di informazioni che ci passano per la testa ed individuare subito quali sono effettivamente le cose da fare. Dopo averle individuate, contale. Non saranno 1000 e forse neanche 500. Scoprirai che sono molte meno di quanto pensassi. Il solo fatto di avere un’idea precisa di quante sono ti farà sentire subito più leggera. Ora che sono più gestibili troverai la motivazione e la fiducia in te stessa per sbloccati. Ti verrà voglia di iniziarne almeno una da subito. Provare per credere!

2. Non fissare degli obiettivi

Senza una linea guida da seguire non si va da nessuna parte. Oppure potresti andare, ma vagare a caso.

Non basta stabilire quando iniziare un’attività o un progetto. È necessario anche stabilire il perché vuoi svolgere quella attività, quanto è importante per te, quanto tempo prevedi di impiegare per portarla a termine.

Forse ti sembrerà un’esagerazione ma questo concetto si lega molto al primo. Si tratta di fare chiarezza. Se non hai un obiettivo preciso, come puoi mantenere la voglia e la motivazione nel tempo?
Conosci il tuo punto di partenza ma è importante sapere dove vuoi arrivare se vuoi arrivarci davvero.

3. Mischiare progetti con attività

Sai distinguere i progetti dalle attività? Se non ci avevi mai pensato te lo spiego subito.

Attività: si tratta di un’azione singola che si inizia e si conclude in un solo passaggio.
Es: fare la spesa

Progetto: è la somma di almeno 2 attività.
Es: preparare una cenetta speciale per tuo marito.

Ecco l’elenco delle attività:

1. Stabilire il giorno.
2. Fare una lista della spesa.
3. Fare la spesa.
4. Preparare la cena.
5. Preparare la tavola.
6. Sedersi a tavola con tuo marito.

Come vedi “fare la spesa” può essere un’attività singola e generica così come può essere parte di un progetto che prevede più passaggi per essere portato a termine.

L’errore che spesso si commette è pensare che “preparare una cenetta speciale per il marito” sia un’attività.

Un progetto non significa per forza ideare un prodotto super mega galattico. Esistono anche progetti quotidiani, più piccoli come quello che ti ho proposto. Saperli individuare è un buon punto di partenza. Il livello successivo è riuscire a suddividere i progetti in tutte le singole attività che ti permettono di portarlo e termine. Fatto ciò sarà molto più facile fare una distinzione di ciò che in una giornata fa parte di un progetto più grande e ciò che è un’attività generica.

4. Non stabilire delle scadenze

Uno dei motivi per cui alcune attività, ma soprattutto progetti ti vengono a noia è perché ti sembrano interminabili. Io per prima se svolgo la stessa attività per più di un’ora inizio ad innervosirmi. Perché andare contro natura?

• Stabilisci in quanto tempo prevedi di portare a termine un progetto.
• Fissa una data di scadenza leggermente anticipata rispetto alle tue previsioni sfruttando la Legge di Parkinson.
• Suddividi il tuo progetto in attività più piccole: quali sono tutti i passaggi che ti servono per portare a termine il tuo progetto?
• Per ogni attività stabilisci una durata di 1 ora o 1 ora e mezza a seconda della tua resistenza e del tempo che hai a disposizione per mantenere il focus.
• Se la porti a termine, ok. Se non sei riuscita a stare nei tempi puoi riprogrammare quella attività per il giorno dopo o per la settimana successiva tenendo conto degli impegni già presi.

In questo modo tutto il processo ti risulterà schematico e più semplice da gestire. Andarai alla grande!

5. Non avere una To Do List

Dove vai se la To Do List non ce l’hai? Quando all’inizio ti dicevo di scrivere tutto, un’ottimo sistema per mantenere organizzate le cose da fare è organizzarle in delle liste che possono essere giornaliere o settimanali in base a come ti è più comodo.

In questo modo avrai un’idea precisa delle cose da fare e spuntarle di volta in volta ti farà procedere più velocemente. Avrai subito un’idea di tutte le cose che sei riuscita a fare durante la giornata. Questo ti aiuterà a caricarti ed essere più motivata ad affrontare le prossime giornate.

Niente più idee confuse sul da farsi! Quando hai dei dubbi consulta la tua To Do List: non devi pensare a nulla perché devi solo seguirla. Meno pensieri per la testa = più produttività.

Se vuoi sapere come realizzare una To Do List davvero efficace puoi seguire la mia guida: la trovi QUI.

6. Non saper gestire le distrazioni

Quando ti arriva una notifica sul cellulare non riesci proprio a fare a meno di sapere chi ti ha scritto? Lo so, ci passiamo tutti ogni giorno. Ma ti sei mai chiesta quanto tempo sprechi tutte le volte che ti distrai?
A te sembra giusto un istante, ma spesso una sola notifica ti porta a far caso a tante altre notifiche finché ti ritrovi a rispondere alle mail anziché completare ciò che stavi facendo.

Per evitare le distrazioni, pianifica le tue attività per un determinato periodo di tempo come ad esempio un’ora. Fai in modo di non esserci per nessuno. Chiuditi in una stanza o nel tuo ufficio, silenzia il telefono o mettilo in un’altra stanza e dedicati alla tua attività in maniera ininterrotta per quel lasso si tempo. Trascorsa l’ora dedicati alle mail, richiama chi ti ha cercato e rimettiti in pari con le notifiche. Vedrai che in quel poco tempo non sarà successo nulla che non valga la pena di essere rimandato a dopo.

7. Multitasking

Quante volte ti sei ritrovata a fare più cose insieme nel tentativo di finirle il prima possibile? Fare Multitasking ti dà la percezione di avere tutto sotto controllo ma la verità è che il tuo cervello non ce la fa a star dietro a più informazioni contemporaneamente, semplicemente passa da un’attività all’altra rapidamente. Quindi di fatto non stai facendo prima, anzi, corri il rischio di non porre la giusta attenzione in ciò che fai finendo per commettere degli errori. Dici che ne vale la pena? Io non rischierei. Anche perché finiresti solo per arrivare a sera con un bel mal di testa, non dirmi che non ti è mai successo!

Prova a fare una cosa per volta. Ciò che ti fa finire prima è la concentrazione, non lavorare in modo frenetico. Meglio procedere in modo lento ma costante che in modo rapido e discontinuo. Dover ogni volta riprendere la concentrazione per tornare a ciò che stavi facendo ti fa perdere ancora più tempo, fidati!

8. Non ricaricare le energie

Riposare viene da sempre visto come l’antitesi della produttività. Del resto “chi dorme non piglia pesci“. Certo, ma anche chi è stanco farà fatica a procurarsi qualcosa con cui sfamarsi. Personalmente quando sono stanca sono spesso anche svogliata. Sfido chiunque ad essere produttivo mentre sbadiglia e ciondola da una stanza all’altra.

Nessuno è in grado di svolgere 8 ore di lavoro senza staccare la spina e anche se ci riuscisse non riuscirebbe a restare concentrato per 8 ore di fila.

Ciò che ti fa perdere tempo è il riposo non programmato, quando decidi di interrompere un’attività, ma poi non ti poni un limite di tempo. Fai in modo che il tuo riposo sia di qualità: fai una passeggiata, chiama un’amica. Io di solito unisco le 2 cose: quando faccio una passeggiata ne approfitto sempre per contattare i miei cari, un modo perfetto per ottimizzare tempi.

9. Non saper stabilire le priorità

Stilare una To Do List è importante, lo abbiamo visto nella prima parte di questo articolo, ma senza stabilire delle priorità finiresti per fare le cose a caso o, peggio ancora, ti ritroveresti a dare priorità alle cose sbagliate.

Ma come si scelgono le priorità? Beh, la risposta può sembrare scontata ma in realtà non lo è: le attività prioritarie sono le attività più importanti.

A volte le attività importanti si “travestono” da attività urgenti e si finisce per confondersi. Tantissime attività richiederanno la tua attenzione durante la giornata, alcune saranno anche urgenti. Ma ciò che rende davvero produttiva la tua giornata è quella attività che, se portata a termine, ti fa arrivare a sera soddisfatta. Ti basta anche una sola attività importante portata a termine per sentirti subito meglio.

Fatto quella non ti importerà più delle urgenze, degli imprevisti, dei ritardi perché tu, per quella giornata, sei già a posto così. Ecco perché assegnare le priorità, ma soprattutto saperle assegnare, fa tutta la differenza del mondo.

10. Procrastinare

Ed eccoci arrivati alla mia pecora nera, al mio Tallone di Achille. Se mi conosci da poco forse non lo sai ancora ma… sì, sono stata una procrastinatrice.

Ora non solo sono guarita ma ho anche fatto finalmente pace con la rimandite. Se ci pensi bene non esiste una persona che non rimanda le attività, ci hai mai fatto caso?

Tutte le volte che compi una scelta, di fatto stai rimandando un’attività. La vera domanda è: stai rimandando quella giusta o quella sbagliata? “Eh, bella domanda!” La risposta la puoi trovare facilmente nel punto precedente. Se stai rimandando un’attività importante, allora stai rimandando l’attività sbagliata.

Certo, non è così semplice imparare a smettere di rimandare le cose più importanti. Chi di noi non si è mai ritrovato sul divano a spararsi qualche serie TV su Netflix anziché fare quella telefonata di lavoro che potrebbe cambiare la tua vita?

La verità è che, per imparare a non procrastinare, l’unico modo è concentrarsi sulle conseguenze delle tue scelte. Il solo pensiero di attività che si accumulano nel tempo ormai mi dà i brividi. Quello è l’inizio di un baratro che non ha mai fine e che porta solo ad una cosa: frustrazione!

Distribuire le attività nel tempo per alleggerire le tue giornate è la strategia che ho adottato per uscire dal baratro. Se è questo il tuo punto debole, sappi che è possibile uscirne.

Ed eccoci alla fine. Allora, sei riuscita ad individuare tra i 10 errori più comuni sulla gestione del tempo quello di cui proprio non riesci a liberarti? Ti riconosci in qualcuno di questi? Raccontamelo nei commenti ed affrontiamolo insieme!

Se il mio consiglio ti sembra utile, puoi condividerlo cliccando qui sotto!

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