Come ottimizzare il tempo per essere più veloce, finire prima e avere più tempo per te. Ecco 8 soluzioni semplici ma efficaci.

Ti sei mai chiesta dove va finire il tuo tempo? Una giornata è composta da 24 ore, eppure tralasciando il tempo per il riposo, per il lavoro, i pasti, i trasporti, ci rimane una fetta di tempo che chissà come, sembra venire risucchiata in un buco nero e… puff! Sparisce! Come è possibile?

E se invece riuscissimo ad ottimizzare il nostro tempo?

Ottimizzare il tempo significa saperlo sfruttare nel miglior modo possibile. Per riuscirci dovresti svolgere le attività velocemente ma allo stesso tempo rimanere performante. Non sembra così facile ma se ci pensi bene è più semplice di quanto si possa immaginare. Non ci credi? Beh, oggi faremo insieme una specie di esperimento che ci permetterà di trovare insieme la soluzione, anzi… più soluzioni.

Quello che ti propongo è infatti il metodo che utilizzo di solito per risolvere i problemi: mi pongo una domanda e cerco di trovare una risposta.

Può sembrarti assurdo ma non hai idea di quante soluzioni si possono trovare in modo così semplice. Questo piccolo stratagemma aiuta davvero a semplificarti la vita. Spesso non ci rendiamo conto che per risolvere alcuni problemi basta guardarli in faccia e affrontarli. E il modo più semplice per farlo è… scriverli. Ed è ciò che ora faremo insieme.

Un articolo sperimentale

Questo sarà un articolo sperimentale, un po’ diverso dal solito che ti permetterà di interagire con me e di provare tu stessa a cercare una risposta con la soluzione che più farà al caso tuo.

Per capire come ottimizzare il tempo ci basterà individuare tutte quelle situazioni che ci fanno perdere tempo ed intervenire in modo efficace provando a dare una soluzione. Vuoi provarci insieme a me? Allora partiamo!

La domanda di base sarà sempre questa: Come sprechi il tuo tempo?
La soluzione cambierà invece in base alla risposta.

Ecco le mie risposte con le possibili soluzioni.

Come sprechi il tuo tempo?
1. Complicandoti la vita.
Soluzione: Semplifica!

Nel tentativo di semplificarci la vita, spesso finiamo per complicarcela ancora di più. Succede tutte le volte che cerchiamo un’app che ad esempio ci aiuti a velocizzare un lavoro, ma poi è troppo complessa e perdiamo tempo a capire come funziona.

Oppure quando decidiamo di mettere in ordine la libreria e perdiamo tempo a capire se i libri li preferiamo in ordine di autori o di case editrici.

In queste situazioni interviene spesso la nostra mania di perfezionismo, quella che se dobbiamo iniziare un lavoro, tanto vale farlo bene. Di base non c’è niente di male in questo ma poi quante volte ci blocchiamo perché spaventati da attività che ci sembrano troppo lunghe e complesse o perché abbiamo paura di sbagliare? Quanto tempo perso! Per ottimizzare il tuo tempo basterebbe invece suddividere le attività complesse in step più piccoli ed eliminare o posticipare le attività superflue per dedicarti solo a quelle davvero importanti. E guarda un po’… è proprio questo il modo per fare le cose per bene.

“Meglio una bozza imperfetta che un perfetto foglio bianco”
R. Schuller

Come sprechi il tuo tempo?
2. Con il disordine.
Soluzione: Organizza lo spazio

Anche se ti sembra di trovare tutto facilmente non immagini quanto tempo perdi per cercare le cose. Ecco alcuni esempi.

Pensa a quando hai necessità di condividere la foto dei bimbi della classe di tuo figlio scattata qualche settimana fa su un gruppo WhatsApp delle mamme. Dov’è la foto che ti serve? Persa nelle miliardi di foto nella Galleria.

Oppure devi inviare tramite mail un documento che avevi salvato sul desktop del PC. Ed era proprio qui, insieme a talmente tanti file che non si distingue più l’immagine dello sfondo.

Ma non solo. Parliamo anche di quando dell’80% delle tue penne, solo il 20% funziona (Legge di Pareto). E quando ti serve una penna… mai che peschi da quel 20%. O di quando devi cucinare ma non hai un rotolo di carta da cucina a portata di mano per pulire dove sporchi, e così via.

Sono tante piccole cose che messe insieme ti fanno perdere un sacco di tempo. Non ti sto dicendo di diventare maniaca dell’ordine ma non puoi negare che quando trovi facilmente ciò che ti serve lavori più spedita.

Come sprechi il tuo tempo?
3. Ripetendo più volte le stesse operazioni.
Soluzione:
a) Tecnica del Batching
b) Usa dei Template

La Tecnica del Batching prevede di raggruppare attività simili tra loro.
Questo ti permetterà di sfruttare i tempi di preparazione e chiusura di un’attività una sola volta anziché dover perdere tempo a rifare le stesse operazioni.

Puoi raggruppare ad esempio una serie di commissioni, di telefonate, di messaggi o mail da inviare. Ma te lo spiego meglio nell’articolo che trovi QUI.

I Template invece sono dei modelli di documenti semi compilati da sfruttare in situazioni simili tra loro.

Quando ad esempio ti accorgi che tramite mail ti vengono fatte richieste simili tra loro, che prevedono sempre più o meno la stessa risposta, puoi creare un Template, un documento in cui scriverai una risposta standard valida per più casistiche simili, così da non dover riscrivere tutte le volte la stessa pappardella. Ti basterà fare un copia – incolla del testo del tuo Template e personalizzarlo giusto un po’ se necessario.

La parte finale dei miei articoli per esempio, quella dove ti invito a condividere i miei contenuti e a seguirmi sui Social (visto che ci sono, ti rinnovo l’invito) non è altro che un Template che utilizzo per tutti gli articoli. Non avrebbe senso riscrivere le stesse frasi tutte le volte, ti pare? Lo stesso vale per lo schema che utilizzo per tenere traccia del budget mensile o la scheda con i dati delle mie clienti.

Realizzare il modello base richiede un po’ di tempo all’inizio ma il vantaggio di poterlo riutilizzare tutte le volte che vuoi è tutto tempo guadagnato.
Sono sicura che qualche Template lo usi anche tu senza averci mai fatto caso. Prova a pensare, per cos’altro potresti utilizzarli?

Come sprechi il tuo tempo?
4. Cercando di rimediare agli errori.
Soluzioni: Rimani focalizzata

Ti è mai capitato di versare un prodotto sulla maglietta proprio mentre ti stai preparando per andare al lavoro o che mentre stai cucinando ti sfugga il sacchetto della pastina e si rovesci tutto il contenuto sul pavimento? Che sfiga! Ecco, è colpa della sfortuna se abbiamo bruciato il sugo, rotto la nostra tazza preferita e mancato l’uscita del casello autostradale. La verità è che spesso si tratta di semplice disattenzione. Spesso facciamo le cose di fretta, o facciamo più cose nello stesso momento. Altre volte stai facendo una cosa ma la tua mente sta pensando a tutt’altro.

Riparare agli sbagli ti fa perdere un sacco di tempo. Per evitare di commettere errori cerca di non distrarti, rimani concentrata ma soprattutto… fai una cosa alla volta: tanti piccoli disastri in realtà possono essere evitati facendo un po’ più di attenzione.

Come sprechi il tuo tempo?
5. In attese inutili
Soluzione: Sfrutta i tempi morti

La fila in posta, il tragitto in auto per arrivare al lavoro, l’attesa del tuo turno in salumeria. Molti vivono questi momenti come una grande seccatura. Invece io li vedo come dei momenti di pausa per riuscire a fare cose rilassanti che spesso non riesco ad inserire nella To do List della giornata.

Ad esempio se devo prelevare, colgo l’occasione per fare una bella passeggiata e quasi sempre per me è l’occasione perfetta per mandare un vocale alla mia migliore amica o ai miei affetti che magari non sento da un po’. Ma potresti anche decidere di fare delle telefonate, anche di lavoro se ciò ti permette di ottimizzare il tuo tempo.

In attesa dal pediatra per esempio segno su Keep tutte le domande che vorrei fargli. Sì, immagino che lui non muoia dalla gioia di vedermi.

Durante i tragitti in macchina mi aggiorno su qualche argomento con dei podcast o ascolto degli audiolibri.

In attesa in posta spesso ne approfitto per leggere un libro, leggere articoli di qualche blog o le newsletter, vedere qualche video su YouTube, aggiornare Google Calendar o aggiornare il diario.

Lo vedi? Di possibilità ce ne sono tante. E se proprio non hai voglia di riempire il tempo guadagnato con altre attività, beh… quale occasione migliore per staccare un po’ la spina e recuperare le energie? Di sicuro non lo definirei tempo sprecato, anzi, spesso è davvero necessario.

Come sprechi il tuo tempo?
6. Scrivendo le tue note dove ti capita.
Soluzione: Scrivi su un unico supporto.

Un po’ come per il punto n. 2 non c’è cosa che ti faccia perdere più tempo del non trovare qualcosa quando ne hai bisogno. Lo stesso vale per i tuoi appunti. Liste su fogli volanti, memo su post-it incollati qua e là, appunti presi su agenda, altre volte su taccuini, altre volte su telefono.

Scrivere su tanti supporti diversi è un po’ come non aver scritto nulla: non solo devi ricordare cosa hai scritto, ti tocca dover ricordare anche dove l’hai scritto.

L’organizzazione è uno strumento che ti aiuta a semplificare la vita. Scrivere tutto ciò che ti passa per la testa è un ottimo sistema organizzativo ma, per essere davvero efficace, deve essere un metodo affidabile. Se non sai dove trovare le cose che scrivi, come puoi essere certa di non dimenticare qualcosa? Limitati ad usare un solo supporto al massimo 2, uno cartaceo e uno digitale.

Come sprechi il tuo tempo?
7. Facendo le cose di fretta o all’ultimo secondo.
Soluzione: anticipa ciò che puoi pianificare o organizzare prima.

Quante volte perdi tempo a fare cose che, con un po’ di pianificazione o organizzazione potresti fare in meno tempo?

Ad esempio: quanto tempo perdi a cercare le chiavi nella borsa? Io uso una mini pochette che sposto da una borsa all’altra con dentro:

• Le chiavi di casa
• Le chiavi dell’auto
• Il badge del lavoro

Ritrovare la pochette nella borsa è di sicuro più veloce che dover cercare le chiavi, provare per credere.

Esistono anche degli Organizer da borsa tipo questo per suddividere gli oggetti in scomparti e trovare tutto più facilmente. Io non li ho mai provati, e tu?

Io ho questo. Anche se si tratta di un Organizer lo uso come “scrivania portatile” e lo adoro.

Potresti preparare anche altri kit di questo genere per non perdere tempo quando prepari la valigia. Io ad esempio la pochette con i prodotti da viaggio ce l’ho sempre pronta per ogni evenienza.

Potresti anche…

• Preparare un menu settimanale per non dover perdere tempo ogni giorno a pensare a cosa preparare e/o fare la spesa.
• Riordinare 10 minuti al giorno per non dover accumulare troppe faccende nel weekend.
• Preparare la sera prima i vestiti da indossare il giorno dopo.

Quali altre attività ti vengono in mente che potresti anticipare o organizzare meglio? Sicuramente te ne verranno in mente altre.

Come sprechi il tuo tempo?
8. Quando non sai da cosa cominciare.
Crea delle linee guida da seguire.

Mi immagino il classico lunedì, inizia una nuova settimana e nella tua testa si sovrappongono attività non completate della settimana precedente, attività accumulate, nuove cose da fare, idee che ti sono venute in mente nel weekend… e tu sei nel panico: “E adesso da dove comincio?” Beh, ti servirà un minimo di pianificazione. E la prima cosa da fare è scrivere tutto ciò che ti passa per la testa. Poi è necessario avere un buon sistema organizzativo che ti permetta di fare ordine tra tutte queste cose da fare.

Potresti creare delle To Do List per stabilire le attività del giorno o creare delle Check list di attività di routine da spuntare per essere certa di non dimenticare nulla e per procedere con il pilota automatico.
Questo sì che ti fa risparmiare un sacco di tempo!

Monitora gli sprechi e i progressi

Bene, ora che abbiamo visto una bella carrellata di possibili soluzioni per ottimizzare il tempo, ricorda di tenere traccia di come lo utilizzi.
Segna sempre quanto tempo prevedi di impiegare per svolgere un’attività e quanto tempo hai invece effettivamente impiegato. Solo così sarai in grado di stabilire se stai sprecando il tuo tempo. Potresti invece restare sorpresa dei tuoi progressi dopo aver provato anche uno solo di tutti questi trucchetti. Sarai tu a decidere come utilizzare tutto il tempo in più che avrai guadagnato!

Ora tocca a te! Come sprechi il tuo tempo? Sei riuscita ad individuare i tuoi talloni d’Achille? Ti sono venuti in mente altri sprechi di tempo che non ho menzionato? Che soluzioni hai individuato per ottimizzare il tuo tempo? Raccontamelo nei commenti, abbiamo davvero tanto da raccontarci!

Se il mio consiglio ti sembra utile, puoi condividerlo cliccando qui sotto!

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