La tecnica del Batching: come smettere di perdere tempo, come applicare la tecnica nella vita di tutti i giorni e tutti i vantaggi.

Hai mai quella sensazione che non ti basta una giornata per fare tutto ciò che devi? Ti capita a volte di fare tante cose ma in realtà pensi di star girando a vuoto, che stai perdendo solo tempo? Esistono dei trucchetti, delle specie di scorciatoie, che ti permettono di risparmiare un sacco di tempo e oggi ne analizzeremo una in particolare, la tecnica del Batching, la conosci già?

La tecnica del Batching prevede infatti di raggruppare attività, di svolgere compiti simili nello stesso momento della giornata o della settimana.

Probabilmente, in alcune attività che svolgi quotidianamente, ti verrà naturale adottare delle scorciatoie senza che quasi tu te ne accorga e magari hai adottato la tecnica del Batching senza neanche averla mai sentita nominare. Dopo aver imparato ad identificare i momenti in cui stai facendo Batching ti accorgerai come questa tecnica può essere adottata in tantissime altre situazioni a cui magari non avevi pensato fino ad ora. Sei curiosa? Ti faccio subito un esempio per spiegarti meglio in cosa consiste di preciso questa tecnica.

Esempio di Batching nella vita di tutti i giorni

Un giorno una mia amica mi raccontava che facendo la lavatrice quasi tutti i giorni, stira di conseguenza quasi ogni giorno. In questo modo non ha la noia di dover fare lunghe sessioni di stiro con roba accumulata da chissà quanto tempo. La conosciamo tutte la famosa sedia con la roba da stirare che, come un sergente sull’attenti, ti aspetta in qualche stanza meno a vista della casa, vero? Ecco, la mia amica le sedie le usa solo per sedersi. Scherzi a parte… Lei ogni giorno stira 4 o 5 indumenti e via! Niente più roba che si accumula.

In un primo momento ho pensato: “che figata!” Poi però ho capito subito perché questo approccio per me è fallimentare e perché ho deciso di non imitarla. E’ semplice, preferisco adottare la tecnica del Batching! Ecco come faccio.

Stiro tassativamente una volta a settimana ed i passaggi che svolgo sono questi:

• posiziono l’asse;
• posiziono il ferro e riempio il serbatoio d’acqua;
• per ottimizzare i tempi, nel frattempo che il ferro si scalda, recupero la roba da stirare e la suddivido per genere;
• stiro;
• pulisco il ferro;
• ripongo l’asse;
• metto la roba a posto.

Ora mi dirai: “capirai, faccio la stessa cosa anch’io!” Ma ti sei mai soffermata ad analizzare quanto tempo impieghi per fare tutto? Seguimi in questo ragionamento:

• Per posizionare l’asse, il ferro, riempire l’acqua e recuperare gli indumenti da stirare io impiego circa 10 min.
• Per pulire il ferro e mettere tutto a posto impiego circa 15 min.

Questo significa che 25 minuti del mio tempo non sono dedicati all’atto di stirare ma alla fase di avviamento e di chiusura dell’attività.

Poniamo ora che io debba stirare 5 magliette al giorno. Di solito impiego 15-20 minuti per stirarle. Se ogni volta che stiro impiego 25 minuti tra avviamento e chiusura + 15 minuti di stiro, alla fine avrò impiegato 40 minuti per stirare 5 magliette.

Non ti pare che 40 minuti di tempo siano eccessivi per stirare solo 5 magliette? Prova a pensare… se lo facessi 5 volte a settimana quanto tempo avresti sprecato?

Questo spiega perché preferisco raggruppare in un unico giorno la sessione di stiro. In questo modo i tempi di avviamento e chiusura vengono ottimizzati per una sola “stirata” più consistente.

Lo stesso principio lo applico quando devo riordinare (faccio un giro di perlustrazione di tutta a casa in una sola volta) o quando devo lavare la roba a mano (aspetto che si accumulino un po’ di capi dello stesso colore). Ce ne sono tantissimi esempi di questo genere.

Esempi di Batching in ambito lavorativo

Anche in ambito lavorativo viene spesso utilizzata questa tecnica. Prova a pensare ad esempio se dovessi stampare delle magliette. Stamparne 3 o stamparne 20 prevede lo stesso costo perché i tempi di avviamento del lavoro sono gli stessi. Ecco perché per ridurre i tempi, e in questo caso anche i costi, è preferibile aspettare di avere un ordine più consistente e raggruppare i lotti.

Esistono anche dei software che, per ottimizzare i tempi, utilizzano lo stesso principio. È il caso di un programma che utilizzo al lavoro per la riattivazione delle sim telefoniche sospese (sì, sono anche un operatore call center).
Poniamo che io debba riattivare 5 sim sospese di un cliente. Potrei fare un ordine per ogni singola sim impegnando 3 minuti a sim (15 minuti totali), oppure ottimizzare il lavoro facendo quello che viene definito un ordine massivo. Il processo dell’ordine è lo stesso, ma durante la fase centrale dell’ordine ho la possibilità di selezionare ogni singola sim e poi dare l’invio unico per tutte e 5 insieme. In questo modo anziché 15 minuti ci vogliono solo 5 minuti totali. Un bel risparmio di tempo per il cliente nel frattempo è dall’altra parte del telefono e attende che io abbia finito, ti pare?

Come utilizzare la tecnica del Batching nella vita di tutti i giorni

Prova ora a pensare a tutte quelle attività che si ripetono nel corso della giornata e della settimana o quelle che prevedono l’utilizzo dello stesso applicativo.

Ecco alcuni esempi di attività che si possono facilmente raggruppare:

• uscite per delle commissioni;
• fatture;
• pagamenti;
• aggiornamento archivi;
• e-mail;
• telefonate;
• rispondere ai messaggi in chat come WhatsApp, Messenger o Direct

Ti capita mai, ad esempio, di aprire la casella di posta elettronica anche 4 o 5 volte al giorno? Potresti provare ad aprirla una sola volta e rispondere alle mail in un’unica sessione.

Ti capita mai di chiamare un cliente alle 10, uno alle 11 e uno alle 15? Se hai fissato un appuntamento telefonico con il cliente delle 11, subito dopo potresti proseguire con gli altri 2 clienti che magari non avevano un orario prestabilito.

Potresti provare a non aprire WhatsApp ogni volta che vedi una notifica. Decidi un momento della giornata per verificare tutte le notifiche e rispondere ai messaggi che hai lasciato in sospeso.

I vantaggi tecnica del Batching

Produttività
Eviterai tantissime interruzioni. Non sarai più costretta a dover sospendere le cose più importanti perché devi chiamare Tizio o perché Caio aspetta una risposta su Messenger. Ricorda che ogni volta che passi da un progetto all’altro perdi circa 15 min. del tuo tempo.
Non pensare che tutti gli input che arrivano dall’esterno meritino la tua attenzione subito. Spesso si ha paura delle emergenze e si agisce d’impulso. Ma non tutto ciò che ti passa sotto il naso è così urgente.

Focalizzazione
Meno dispendio di energie in attività secondarie. Così diminuisci drasticamente il rischio di procrastinare.

Concentrazione
Meno rischio di errori. Svolgere queste attività in modo meccanico ti permetterà di essere più concentrata. Il tuo scopo infatti è quello di cercare di automatizzare il più possibile i processi.

Soddisfazione
Vedrai man mano le voci della tua To Do List spuntate. Avere una visione immediata dell’avanzamento del tuo lavoro si trasforma in motivazione, e la motivazione produce l’energia necessaria per proseguire con tutte le altre attività.

Ma… attenzione!

• La tecnica del Batching non funziona bene per attività creative dove hai necessità di seguire il flusso creativo del momento. Funziona meglio per attività meccaniche.
• Le attività meccaniche spesso vengono a noia: Quindi valuta bene il tempo da dedicare ad una sessione di lavoro. Il rischio è quello di cadere nella trappola della procrastinazione. Attività troppo lunghe possono farti passare la voglia di iniziarle.

E adesso… facciamo un gioco!
Individua 1 attività in cui facevi Batching senza saperlo. E poi individua almeno 1 tipologia di attività che potresti raggruppare in un’unica sessione a cui, fino ad ora, non avevi proprio pensato. Le hai trovate?… Ti aspetto nei commenti.

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