Non hai resistito: hai comprato un’agenda bellissima ma ora non sai come usarla? Tranquillo! Vediamo insieme i passi da seguire per organizzare l’agenda in modo super efficace.

Non hai mai usato un’agenda ma sei curioso e vorresti provare. Oppure l’hai provata per un po’ ma non ti sei trovato bene, non sapevi cosa scrivere, non eri costante finché ti è venuta a noia. Nessun problema! Vedrai che con qualche dritta, l’agenda diventerà facile e divertente da usare. Non potrai più a farne a meno.

I vantaggi dell’agenda

Perché è così importante usare un’agenda? Per prima cosa è risaputo che l’azione di scrivere aiuta a memorizzare. Quindi, perché tenere tutto a mente se possiamo affidare i nostri pensieri ad un supporto esterno? La mente funziona meglio quando è sgombra da pensieri. Solo così ha modo di rigenerarsi e permetterti di creare, ideare, sognare e qualche volta trovare soluzioni ai problemi.

Non perdere tempo a ricordare ciò che devi fare. La mente spesso ti ricorda gli impegni al momento sbagliato ed invece, quando hai bisogno di ricordare qualcosa in particolare, ti tradisce. E per quanto ti sforzi, niente, proprio non ti torna in mente. Quante volte ti è capitato? Non ti sembra uno stress inutile?

L’agenda inoltre detta i tuoi tempi, ti dà un ritmo da seguire. Ti permette di incastrare perfettamente i tuoi impegni e non dover decidere tutto al volo e senza criterio. L’agenda lo strumento principale di pianificazione perché ha priorità su tutto. È la prima cosa che dovresti guardare al mattino e l’ultima prima di andare a letto.
Ti ho convinto? Bene, allora cerchiamo di capire come organizzare al meglio l’agenda.

Cosa bisogna scrivere nell’agenda?

C’è da fare una piccola premessa importante. Come ti dicevo, se l’agenda è il principale strumento di pianificazione, al secondo posto c’è la To Do List. Questi 2 strumenti devono supportarsi a vicenda per funzionare bene. È fondamentale quindi non confondere le 2 cose.

• Nella To Do List vanno inserite solo le cose da fare.
• Nell’agenda vanno inseriti gli appuntamenti.

Per appuntamenti si intendono le call, le riunioni, le visite mediche. Ma anche l’appuntamento con un’amica, dal parrucchiere o una sessione in palestra. Sono in pratica di tutti quegli impegni che prevedono una data e un orario prestabiliti.

Spesso si tratta di impegni che hai preso con altre persone per cui se spostassi un appuntamento, perderesti in credibilità, mancheresti alla parola data e l’altro potrebbe perdere la tua fiducia. Invece puoi spostare tranquillamente un’attività segnata nella To Do List perché puoi decidere di farla quando vuoi.

Capisci bene quindi perché l’agenda ha priorità su tutto e perché dev’essere la prima cosa da consultare al mattino. È chiaro anche che se sabato alle 10 è previsto un approfondimento tramite Zoom del corso che sto seguendo (storia vera) dovrò:

• Pianificare e svolgere le attività per me più importanti prima dell’incontro.
• Non prendere altri impegni sabato dalle 10 alle 11.
• Prevedere altri impegni solo dalle 11 in poi e non prima.

Inoltre in agenda puoi inserire anche tutti quegli appuntamenti che prendi… con te stesso. Mi spiego meglio: mettiamo il caso che tu debba studiare le lezioni del corso come nell’esempio di cui ti parlavo prima. Dopo aver verificato i tuoi impegni in agenda, stabilisci una fascia oraria da dedicare solo a te e alla formazione. In quel lasso di tempo non prenderai altri impegni, non prenderai appuntamenti con nessuno perché hai deciso di dare priorità assoluta ad un impegno preso con te stesso. Insomma, non ci sei per nessuno.
Solo se sai come organizzare l’agenda puoi pianificare e incastrare tutti questi tipi di impegni.

Digitale o cartacea?

Abbiamo dato per scontato che tu abbia acquistato un’agenda classica, in formato cartaceo. E se invece volessi sapere come organizzare l’agenda digitale? Nessun problema! I concetti che abbiamo visto fino ad ora e quelli che vedremo in seguito valgono per entrambe le tipologie.

Ciò che conta è trovare lo strumento che più si adatta a te e alle tue esigenze.
Ad esempio, se lavori fuori casa potrebbe essere più comodo avere un’agenda su telefono perché così sai di averla sempre a portata di mano. Altrimenti, se proprio non riesci a rinunciare al cartaceo, potresti optare per un’agenda da borsa: più piccola, meno ingombrante, meno pesante da portar dietro.
Se invece passi molto tempo a casa hai più scelta. Io ad esempio uso il digitale per praticità perché mi permette di spostare gli impegni che si ripetono in modo rapido, senza doverli ricopiare più volte come accade con il cartaceo.

Un errore da evitare

Un errore comune da evitare assolutamente è quello di usare entrambe le tipologie insieme. Alcuni hanno la tendenza a scrivere gli impegni sull’agenda cartacea quando sono a casa e poi ricopiare i dati in digitale per averli a portata di mano. Oppure al contrario, mentre sono fuori casa, segnano un appuntamento sul telefono e poi lo ricopiano sull’agenda a casa per tenerla aggiornata.

Ecco, questa operazione non ha senso perché in alcuni casi potresti dimenticare di ricopiare i dati da una parte all’altra e finiresti per non poterti più fidare della tua agenda. Risultato? Smetti di usarla.

Se hai commesso questo errore o lo fai tutt’ora ti invito a pensarci un attimo: se tieni aggiornate 2 agende, quale delle 2 comanda? Abbiamo visto come l’agenda sia il principale strumento di pianificazione ma se non sei sicuro di ciò che hai scritto, non sarà mai per te uno strumento affidabile.
Ricordi quando dicevo che l’agenda serve per evitare di tenere a mente gli impegni? Ecco, dover ricordare di tenere aggiornate 2 agende, anche se sei particolarmente scrupoloso, è una gran perdita di tempo, non ti pare? Ricorda che più supporti organizzativi utilizzi (foglietti volanti , Post-it sparsi, agende, liste, quaderni) più vai in confusione. Usane pochi ma usali bene.

Quale agenda scegliere?

Per il digitale ho solo un consiglio da darti: Google Calendar! Non perché sia la migliore ma perché è l’unica app che ho provato. E non ho voluto provarne altre non perché non sia particolarmente tecnologica ma perché mi ci sono trovata bene da subito.

Infatti un altro errore da evitare è quello di andare a caccia dell’app perfetta. Non ti serve che ti prepari pure il caffè la mattina. Spesso ci perdiamo in dettagli che in realtà non servono. La app deve essere funzionale, quindi deve rispecchiare ciò di cui hai davvero bisogno. Spesso le app più complete sono anche quelle meno intuitive. Quindi non ti incartare, cerca un’app semplice per organizzare l’agenda che faccia esattamente ciò che ti serve e niente di più. Vedrai che la userai più spesso di quanto credi.

Se invece hai optato per la versione cartacea hai l’imbarazzo della scelta. In questo caso il fattore estetico è importante: scegli un’agenda che ti piaccia davvero così da essere invogliato ad usarla.

Potresti optare per una Mr Wonderful, colorata e divertente o per una Filofax, professionale ed elegante. Anche in questo caso sceglila in base alle tue esigenze e allo stile che più ti si addice.

Non riempire tutta l’agenda

Mi raccomando, non cadere nella tentazione di inserire un impegno dietro l’altro per più ragioni:

1. Non ce la faresti a star dietro a tutto e, se anche ce la facessi, arriveresti a sera morto. Prevedi sempre delle pause tra un appuntamento e l’altro per riprendere fiato.
2. Ti ricordi l’esempio dell’incontro su Zoom? L’ultima volta è durato fino alle 11.15 anziché terminare alle 11.00. Prevedi sempre che alcuni appuntamenti possano prendere più tempo del previsto. Rimani sempre largo quando devi calcolare la durata di un appuntamento o impegno perché ci potrebbe essere sempre un imprevisto come una telefonata o interruzione qualunque che potrebbe a scombinare o tuoi piani.

Non hai sprecato i tuoi soldi se hai comprato un’agenda ma poi non l’hai riempita tutta, tranquillo. Ci saranno giornate piene intervallate da giornate più tranquille… e per fortuna!
Anche perché se l’agenda ti sembra vuota puoi sempre abbellita con frasi motivazionali, citazioni, washi tape, stickers e disegni. L’agenda è tua, decorala e personalizzala come più ti piace!

Puoi usare i colori anche per distinguere le categorie. Io ad esempio uso questo codice colore:

rosso = per le cose più importanti
viola = per le pulizie
blu = per il Blog
celeste = per il lavoro
giallo = per i compleanni
rosa = per mia figlia
verde chiaro = per gli impegni generici che non si ripetono nel tempo
verde scuro = per le visite mediche o per l’acquisto di farmaci
antracite = per l’acquisto periodico dei fumetti

Controlla spesso l’agenda

Per l’agenda digitale è sicuramente più facile monitorarla e tenerla aggiornata. Tieni invece l’agenda cartacea sempre a portata di mano. Non tenerla mai in uno scaffale o in una libreria dove non la vedresti. Se l’hai messa nella borsa quando sei uscito di casa, tirala fuori appena rientri. Prendi l’abitudine di vedere l’agenda sempre in giro per casa: sul tavolo, sulla scrivania, sul ripiano della cucina, sul comodino, che importa? L’agenda è uno dei pochi oggetti che non necessita di una collocazione precisa perché per fortuna non crea disordine, anzi, spesso fa arredo. La cosa importante è che tu sappia sempre dove trovarla quando ti serve.

Allora, che ne pensi? Ti ho un po’ invogliato ad usarla ora che sai come organizzare l’agenda? Raccontami la tua esperienza con l’agenda, se la usi in digitale o cartaceo e come ti trovi. Ti aspetto nei commenti.

Se invece vuoi avere qualche spunto su come organizzare i quaderni, clicca QUI.

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