Essere multitasking è inutile e ti rende improduttivo, vediamo insieme come smettere.

Sono sempre stata contraria al multitasking perché per natura tendo ad evitare di svolgere più attività contemporaneamente. Il dover switchare velocemente da un’attività all’altra (sì, il multitasking non è altro che questo) mi provoca una sensazione di fastidio, lo avverto proprio come qualcosa di innaturale. Quando interrompo le attività che svolgo in contemporanea, mi sento sollevata, non sento più la mente che va sotto sforzo. Pensavo di essere immune al multitasking ed invece leggendo il libro “Riconquista il tuo tempo” di Andrea Giuliodori ho scoperto di esserne affetta.

La mia esperienza con il multitasking

Mi è capitato proprio stamattina. Prima di iniziare a lavorare ho scoperto che avrei dovuto utilizzare un sistema diverso per la gestione delle mail. Quindi mentre gestivo le chiamate dei clienti, allo stesso tempo cercavo di configurare la posta elettronica e di capire il funzionamento del nuovo sistema. Ora: non è che servisse un ingegnere informatico per far funzionare la posta elettronica ma sfido chiunque a cercare di comprendere qualcosa di nuovo mentre un cliente ti sta chiedendo di chiarirgli gli addebiti in fattura.

Sono riuscita a fare le 2 cose insieme? Certo, ma a che prezzo? Immagina lo sforzo mentale, lo stress che ho accumulato per essermi occupata di 2 cose insieme. Per fortuna si è trattato solo di un breve momento. E se invece passassimo intere giornate a lavorare su più attività nello stesso momento? Non ci voglio neanche pensare!

Micro e Macro multitasking

L’aver capito subito quanto sia dannoso e soprattutto improduttivo il multitasking è stato un grande vantaggio. Ed è per questo che lo evito come la peste e, se ancora non l’hai fatto, dovresti smettere di essere multitasking anche tu. Ma in questo caso parliamo di micro multitasking. La cosa per la quale invece devo davvero impegnarmi è evitare il macro multitasking.

Questo è un periodo in cui mi ritrovo spesso ad interrogarmi su miei progetti futuri. Ho in mente tantissime cose che vorrei fare e più mi imbarco in nuove avventure, più mi viene voglia di fare. Questo di per sé è un bene. Ma cosa succede quando i progetti diventano troppi?

Se ad esempio in una settimana riesci a lavorare su 3-4 progetti, come ti organizzi quando i progetti iniziano ad essere 10? Diventa impossibile distribuire le attività nell’arco di una settimana, è una battaglia già persa in partenza. Del resto il tempo che abbiamo a disposizione è sempre lo stesso, le giornate sono e restano da 24 ore. Questa tendenza a voler gestire tanti progetti nello stesso momento si chiama macro multitasking.

E allora che si fa? Cerco una soluzione e mi rendo conto che, in realtà, non esiste. O meglio, non esiste una soluzione che permetta di avere giornate da 48 ore. E, anche se esistesse, chi potrebbe reggere giornate interminabili?

L’unico modo è stabilire delle priorità. Sì, perché, se ci pensi bene, se ti stai occupando di 10 progetti nello stesso momento e dai la stessa importanza a tutti, forse non stai dando importanza a nessuno di questi, non pensi?

Leggendo “Riconquista il tuo tempo” sono rimasta folgorata da una riflessione che l’autore pone in merito alla gestione di più progetti insieme e vorrei condividerla con te. Sei pronto? Parliamo di mattoncini Lego.

Usare le proprie risorse come mattoncini Lego

Ipotizziamo che le risorse che metti in campo per realizzare i tuoi obiettivi siano dei mattoncini Lego. Hai a disposizione tempo, energie, attenzione limitate, quindi allo stesso modo, poniamo che di mattoncini tu ne abbia in dotazione pochi.
Se ti dedichi a tanti progetti, realizzerai tante mini pile di mattoncini. Star dietro a tutte ti farà perdere un sacco di tempo perché, di fatto, nessuna diventa mai abbastanza alta da raggiungere il tuo obiettivo.

Prova ad immaginare se invece dovessi utilizzare tutti i tuoi mattoncini per costruire un’unica pila. Riusciresti a raggiungere il tuo obiettivo molto più velocemente. Ma non solo: il senso di soddisfazione derivante dall’aver finalmente raggiunto il tuo obiettivo ti farà venir voglia di riutilizzare i tuoi mattoncini (le tue risorse) per impiegarli nella costruzione di qualcosa di nuovo, un nuovo obiettivo.

Guarda caso proprio ieri giocavo con mia figlia con i Lego. Io ho costruito una decina di piccoli oggetti, ognuno di un colore diverso (dalla quale si denota il mio perfezionismo), lei un’unica altissima torre fatta di tanti piccoli mattoncini tutti di colore diverso. Ecco, a lei viene naturale. Lo dico sempre che dai bambini c’è tanto da imparare…

Ora dimmi, quanto tempo perdiamo a star dietro a mille cose quando basterebbe farne una, ma fatta bene? E questo non vuol dire occuparsi di una sola cosa e basta, smettere di avere tanti interessi. Semplicemente si tratta di fare una cosa per volta, una di seguito all’altra. Ne inizi una, la porti avanti, la concludi e passi ad altro, fatto! Dai, non sembra così terribile.

Non riesci proprio a rinunciare a tanti progetti in contemporanea? Forse ho la soluzione che fa per te: le giornate tematiche di Jack Dorsey.

Le giornate tematiche di Jack Dorsey

Sì, neanch’io sapevo che si tratta del fondatore di Twitter… ma è anche amministratore di Square, un’azienda specializzata in pagamenti.
Come fa a gestire entrambe le aziende? Con delle giornate a tema. Il lunedì gestisce la parte operativa delle 2 aziende, il martedì si occupa del prodotto, il mercoledì si occupa di marketing e comunicazione, e così via.

Proviamo a rapportare ora alla tua vita le giornate tematiche. Non è detto che tu ti debba occupare per tutta una giornata delle stesse cose, sai che noia! Ti basterà semplicemente raggruppare attività simili tra loro. Ad esempio una sessione di riunioni con i tuoi collaboratori. Una serie di telefonate ai tuoi clienti.

Questo metodo funziona anche per situazioni non necessariamente lavorative. Ad esempio una serie di commissioni da fare fuori casa. Oppure si adatta perfettamente alle pulizie di casa: il lunedì la cucina, il martedì la camera da letto, il mercoledì il bagno, e così via.

Hai mai provato il metodo delle giornate tematiche? Io lo adotto sempre quando mi occupo delle pulizie di primavera. In questo modo sono sicura di dedicare la giusta attenzione ad ogni stanza. Ormai non manca molto, potrebbe essere una buona occasione per provare il metodo, che ne dici? Raccontami com’è andata, ti aspetto nei commenti!

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