Monitorare il tempo dedicato alle attività ti permette di fare una stima esatta di quanto tempo necessiti per portare a termine un compito.

Ti sei mai chiesto quanto tempo impieghi per svolgere le tue attività? Già, bella domanda! Ci sono quelle volte che sei così preso da ciò che stai facendo che il tempo sembra volare. Altre volte svolgi un’attività così noiosa che il tempo sembra non passare mai.

Ci sono però anche attività che fai con una certa frequenza che ti portano via più o meno lo stesso tempo ogni volta, ci hai mai fatto caso?

Ciò che non sai è che conoscere il tempo impiegato per svolgere un compito ti dà un grandissimo vantaggio. Se non hai mai provato a monitorare il tempo dedicato alle attività, è ora di iniziare a farlo: ti aiuterò a scoprire quanto questo semplice ma efficace metodo possa esserti utile.

Come iniziare

Per cominciare ti servirà… un timer!
Mi raccomando, non quello presente sul tuo smartphone. Procurati proprio un timer da cucina, di quelli simpatici a forma di gallina, di uovo, un pupazzetto qualunque che abbia però il classico ticchettio. Il mio è a forma di pentola e ci sono molto affezionata. Eccolo qua!

Ora tu mi dirai “Jol, ma se posso persino chiedere a Google di impostare il timer, che bisogno c’è di avere un timer classico?”

Semplice, se stai svolgendo un’attività devi evitare di distrarti. Avere lo smartphone a portata di mano è la prima, potenziale ed enorme distrazione.
Inoltre il ticchettio del timer ti dà il ritmo. Ti aiuta a stare sul pezzo e a lavorare con più carica. Hai presente quelli che ti dicono “io lavoro meglio se sono sotto pressione“? Presente! Sono una di quelle persone. E sai qual è il vantaggio del lavorare in questo modo? Che spesso finisci per sfidare il timer terminando il tuo compito prima del previsto. Fantastico!

Allora, ti sei procurato un timer? Sei pronto per iniziare? Bene!
Adesso non devi fare altro che misurare quanto tempo impieghi per svolgere ogni tua singola attività. Tutto qui!
Inizia dalla mattina appena sveglio. Puoi segnare quanto tempo impieghi per fare colazione, per lavare i denti, per lavare e asciugare i capelli, per fare una doccia, per riordinare la cucina.
Potresti anche calcolare quanto tempo impieghi per scrivere una presentazione, o per smistare le mail, o in quanto tempo riesci a gestire una pratica per un cliente.

Se dalle tue misurazioni viene fuori che impieghi più tempo di quanto stimato, sai che dovrai impegnarti per velocizzare.
Se invece ci metti meno tempo, vuol dire che sei più produttivo di quanto pensassi. Questa consapevolezza ti darà più fiducia nelle tue capacità e ti permetterà di fare sempre di più e sempre meglio.

Il punto è che:

Non puoi migliorare se prima non sai qual è il tuo punto di partenza.

Solo facendo il punto della situazione puoi attuare delle azioni che ti porteranno ad un reale cambiamento e, di conseguenza, a dei risultati.

La mia esperienza con questo metodo

Io ad esempio segno sempre quanto tempo impiego per scrivere un articolo.
Monitorare il tempo dedicato a questa attività mi ha permesso innanzitutto di capire di quante ore necessito per completare l’intera operazione. Sì, perché scrivere un articolo può sembrare un’attività semplice ma in realtà è composta da una serie di fasi abbastanza lunghe, alcune anche un po’ noiose. Adesso so esattamente come distribuire le singole fasi all’interno della To do List del giorno o della settimana.

Altra cosa che ho scoperto è che sono un po’ lenta a scrivere ma so anche che, con un po’ di allenamento, posso migliorare. Perfetto! Considerando che scrivo tutti i giorni so che non avrò difficoltà. Quindi mi sono imposta un tempo limite: se proprio dovessi sforare, so di poter recuperare durante le fasi di revisione o formattazione del testo. Questo ovviamente velocizza tutto il mio lavoro e mi permette di pubblicare sempre in tempo ogni giovedì mattina.

A questo punto ricapitoliamo il tutto per capire fino in fondo il vero potenziale di questo semplice metodo.

Monitorare il tempo dedicato alle attività ti aiuta a:

1. Fare una stima esatta di quanto tempo impieghi per svolgere un’attività. Così potrai pianificare le tue giornate o le tue settimane al meglio, incastrando facilmente le attività.
2. Ti permette di procedere in maniera più spedita, spesso finendo le attività prima del previsto.
3. Ti permette di stabilire quanto tempo dedicare ad una attività. Così diventerai bravissimo a non lasciare niente a metà e a rispettare le scadenze (imposte da te o da altri).

Ti pare poco?

Ma c’è di più. Una cosa che potresti fare è provare a tenere un Diario delle attività. Si tratta di segnare giorno per giorno come hai impiegato il tuo tempo. È importante indicare le ore di sonno, il tempo trascorso sui social, il tempo dedicato al riposo e alle attività di relax.

Prova a tenere un Diario delle attività per almeno una o due settimane, resterai stupito da quante cose non sapevi di te. Potrai capire se ci sono delle ore durante le quali sei meno produttivo, se ridurre il tempo passato sui social, se hai bisogno di riposare di più o se è il caso di iniziare a svegliarsi un po’ prima. Sono cambiamenti che potrai attuare solo dopo aver monitorato il tempo che dedichi alle tue attività. Solo così saprai da dove partire per modificare e migliorare l’andamento delle tue giornate e quindi della tua vita.

Un’altra cosa che forse non sai è che il timer può aiutarti a restare più concentrato. Vuoi saperne di più? QUI trovi un articolo che fa per te.

Sei ancora in balia degli eventi e sopraffatto delle cose da fare? Prova a monitorare il tempo dedicato alle attività e riprendi in mano la tua vita! D’ora in poi il timer sarà il tuo migliore amico!

E ricorda…

“Se non si può misurare qualcosa, non si può migliorarla.”
Lord William Thompson Kelvin

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