Stai cercando di organizzare le tue attività ma non sai dove annotarle? Calendario o To do List, chi vincerà la sfida?

In questi giorni sto leggendo il libro “Detto, fatto!” di David Allen. Il libro spiega il metodo GTD (Getting Things Done), un sistema di gestione del tempo che è diventato ormai un pilastro per chi decide di trovare un modo per organizzare le proprie attività. Da da diverso tempo, in maniera inconscia, seguo il metodo pur avendo letto solo il primo capitolo nel 2018.

È un sistema così efficace e conosciuto che ne sono venuta a contatto per vie traverse, in maniera indiretta. Come spesso ho raccontato, io stessa ho avuto necessità di trovare un metodo organizzativo efficace. Per diverso tempo mi sono documentata e ho studiato attraverso chi, alcuni metodi, li applicava quotidianamente con successo.

Non prendo però per “oro colato” tutto ciò che appendo, anzi, spesso ho necessità di mettere in discussione le informazioni acquisite o di testare i vari metodi per valutarne l’efficacia. Così dopo più di 2 anni ho deciso di riprendere in mano “Detto, fatto!” con la speranza che possa trovare spunti interessanti da poter mettere in pratica e testare.
E come previsto al secondo capitolo è venuto subito fuori un dubbio: dove collocare le cose da fare che abbiamo individuato? Meglio il Calendario o la To Do List?

Ma facciamo un passo indietro e cerchiamo di capire meglio come funziona il metodo senza entrare troppo nei dettagli.

Il metodo GTD

Per prima cosa andrebbero intercettate tutte le attività da svolgere.

Poi, per ogni attività, bisognerebbe:

• Chiarire di che cosa si tratta e cosa farne.
• Stabilire se l’attività è attuabile o meno.

Se l’attività è attuabile e può essere svolta in 2 minuti, bisogna farla subito, altrimenti si passa alla fase successiva.

Se l’attività richiede più di 2 minuti bisogna annotarla su Calendario o nella lista delle “Prossime azioni” (To do list). Per maggiori informazioni riguardo a come realizzare una To do list efficace puoi leggere QUI.

Nel Calendario vanno annotate SOLO azioni e informazioni relative ad un orario preciso o ad una data specifica (ad esempio gli appuntamenti). Tutte le altre azioni vanno annotate nella lista delle “Prossime azioni” (To Do list).

È esattamente in questa fase che ho iniziato ad avere dei dubbi.
Stando al metodo, uno degli errori che spesso si commette in fase di organizzazione delle attività, è quella di annotare tutti gli impegni quotidiani su Calendario. Secondo David Allen si tratterebbe di una gestione fallimentare per 2 motivi:

1. Se le attività non vengono svolte in giornata, vanno poi riproposte nei giorni successivi. Questo continuo rimandare è demoralizzante ed è un’inutile perdita di tempo.
2. Se abbiamo stabilito che un’attività deve essere svolta in un determinato giorno perché non può essere svolta in un altro momento, aggiungere altre attività in quella stessa data specifica, ridurrà il valore delle attività inderogabili. Si finirà per dare la stessa importanza a tutte le attività. E se tutte le attività sono importanti, automaticamente non lo è nessuna.

A questo punto sono convinta che David Allen non abbia tutti i torti. Tuttavia mi ritrovo ad annotare tutte le incombenze giornaliere su Calendario.

Caro David Allen, non odiarmi. Capisco le tue buone intenzioni ma vedi, a volte, devo proprio fare di testa mia!

Perché uso solo il Calendario

Ti spiego subito perché non riesco a seguire il metodo GTD alla lettera.
Come da metodo, appunto tutti gli impegni che hanno una data e/o un orario sul Calendario. Poi stilo una lista di tutte le attività che non hanno una data. E fin qui io e il buon David siamo allineati. Il punto è che anche la lista la scrivo su Calendario.

Il motivo è semplice: come Calendario ne uso uno in versione digitale, ossia Google Calendar. Anche perché segnare tutte le attività da svolgere su un Calendario cartaceo sarebbe impensabile, non ci sarebbe lo spazio necessario. L’alternativa potrebbe essere un’agenda cartacea. Nonostante adori il cartaceo, per praticità uso Google Calendar perché ho necessità di spostare quotidianamente informazioni da un giorno all’altro e dover riscrivere ogni giorno le stesse cose sarebbe una grossa perdita di tempo.

Il mio punto di vista

Secondo David Allen anche il mio sistema sarebbe una grossa perdita di tempo, considerando la necessità di dover spostare in ogni caso le informazioni.

Ma il mio caro David Allen non tiene conto del fatto che riprendere in esame ogni giorno le stesse informazioni, a mio avviso è l’unico modo per essere certa che non ti sfugga nulla. Certo, può essere un po’ noioso, ma ti assicuro che è efficace. In questo modo ho tutto sotto controllo e non rischio mai di perdere informazioni utili o importanti. È sicuramente meno scocciante dell’aver dimenticato di comprare il latte per la colazione di domani.

Io non lo trovo demoralizzante come dice lui. Se l’obiettivo è quello di cercare di concludere qualcosa durante la giornata, è importante aver mondo di riguardare la propria lista per essere certi di non aver trascurato nulla. Ed è sicuramente più semplice se la lista è su un unico supporto.

Inoltre non credo si corra il rischio di non riuscire più a distinguere le attività inderogabili dalle altre. Per prima cosa le attività con una data le distinguo perché di solito gli assegno un orario. Per essere ancora più certa di individuarle subito le annoto con un colore diverso dalle altre.
Inoltre se abbiamo svolto con attenzione la fase iniziale in cui abbiamo chiarito di cosa si tratta e cosa fare di una determinata attività, l’avremo anche sicuramente collocata correttamente nel Calendario, in perfetto equilibrio con altre attività già preimpostate. Tu come la vedi?

Per dirla tutta, non ho ideato nessun metodo alternativo, ho semplicemente applicato il metodo Kanban su digitale (se vuoi sapere di cosa si tratta, trovi l’articolo QUI). Con questo sistema metto in pratica il concetto base dell’organizzazione: scrivere le attività da svolgere su un unico supporto. Così ritrovi sempre tutto.

Sono convinta che David Allen spiegherà in seguito come organizzare le “Prossime azioni”. È probabile che io abbia affrettato i tempi e in parte anticipato dove voglia andare a parare. Al momento sono ancora al secondo capitolo e di capitoli me ne mancano ancora 13. Vediamo come prosegue. Spero di essere piacevolmente sorpresa, sono molto curiosa.

Tu lo hai letto il libro “Detto, fatto!”? Che ne pensi? Raccontamelo nei commenti, mi piacerebbe molto confrontarmi con te.

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