Qualche giorno fa sono stata poco bene e ho dovuto stendermi un po’ per cercare di riprendermi. Sul divano ci sono stata un’oretta, non di più, ma non riuscivo a rilassarmi. Quel tempo passato lì, a non fare nulla, mi sembrava sprecato. Continuavo a pensare a tutte le cose che avrei dovuto fare. Pensavo che se proprio dovevo fermarmi, aveva più senso sfruttare quel tempo per rilassarmi leggendo qualcosa. In quel momento ho realizzato che nella mia vita non esistono momenti in cui non faccio assolutamente niente. Lo so, sembra strano, eppure le mie giornate seguono dei ritmi ben precisi. In ogni momento della giornata so sempre cosa fare e come riempire il tempo e questo comprende anche il tempo passato sui social, riposare, leggere, scrivere. Invece quando le mie giornate sono così frenetiche da mandarmi in tilt, so di poter sempre contare sulle mie fidate To Do List.

Fino a questo momento non avevo mai compreso fino in fondo quanto le mie giornate fossero produttive. Non perché in una giornata riesco a fare diecimila cose, né perché sono riuscita a fare tutto ciò che mi ero prefissata. Non succede neanche di arrivare a sera sfinita. Ritengo la mia giornata davvero produttiva quando arrivo a sera soddisfatta e questo per me conta più di tutto.

Hai mai pensato che potresti arrivare a sera senza quell’odiosa sensazione di non aver concluso nulla? Andare a dormire senza il pensiero di tutte le cose ancora da fare? Credimi, si può.
Ma come si ottiene questo risultato? È possibile quando tutte le attività vengono pianificate e svolte in modo equilibrato. Non ti nascondo che non c’è un metodo universale che funziona allo stesso modo per tutti, quindi è necessario un po’ di tempo, bisogna sperimentare affinché gli ingranaggi vadano al loro posto ed inizino a girare alla perfezione.
Ma non voglio spaventarti, sono qui per darti delle linee guida che ti aiuteranno piano piano a trovare il tuo modo. Sei pronto? Cominciamo!

1) Il giorno prima prepara una To do list

Non è importante portare a termine tutte le attività. La To do List non è una gara con sé stessi per valutare quanto sei stato bravo a fare tutto ma serve per avere una linea guida da poter seguire. Eviterai così di vagare a caso e risparmierai un sacco di tempo. A fine giornata, guardare le voci spuntate, ti darà soddisfazione e avrai la percezione immediata di quante sei riuscito a portarne a termine… incredibile, allora non è vero che hai sprecato la giornata!
È importante che la To Do List non sia infinita. Se ti sembra di aver scritto troppe voci, riducila. Le altre attività le terrai per i giorni seguenti.

2) Stabilisci delle priorità

Per trovare il giusto equilibrio devi entrare nell’ottica che in una giornata non puoi fare tutto. Non conta quante cose riesci a fare ma almeno una delle attività svolte deve avere per te una certa importanza.
Stabilisci massimo 3 attività importanti da svolgere in giornata: 1 dev’essere la più importante, le altre 2 di media importanza. Inizia sempre da quella più importante.

3) Svegliati un po’ prima

Si, lo so, sembra banale. Ma proprio per questo motivo svegliarsi presto è fondamentale. Molti ti diranno che per essere produttivi devi svegliarti al canto del gallo. Non voglio essere così drastica. Ti propongo invece di svegliarti solo un po’ prima, anche mezz’ora può essere utile. In quella mezz’ora potresti leggere quel libro che hai sul comodino da giorni, potresti approfittarne per fare una passeggiata rilassante, potresti avvantaggiati con qualche faccenda domestica, o semplicemente potresti fare colazione e prepararti con calma senza dover sgomitare per entrare per primo in bagno. Forse non è il caso di svegliarsi all’alba, ma di sicuro la tua giornata non potrà essere produttiva se punti la sveglia alle 9, giusto?

4) Stabilisci quanto tempo dedicare ad ogni attività

Anche se non hai idea di quanto tempo necessiti un determinato compito prova a fare una stima anche in relazione al resto delle attività che hai da svolgere. Probabilmente non riuscirai sempre a stare nei tempi ma, così facendo, sarà più facile evitare che le attività possano accavallarsi. Con il tempo prenderai consapevolezza dei tuoi ritmi e aggiusterai il tiro.

5) Stabilisci dei blocchi di tempo

Stabilisci dei blocchi di tempo durante i quali puoi dedicarti solo ad una attività senza interruzioni o più attività della stessa tipologia come ad esempio una serie di telefonate, una serie di commissioni, una serie di appuntamenti. Questo è il miglior metodo per ottimizzare i tempi. Se dovessi diluire le attività in più giorni sono sicura che impiegheresti più tempo.

6) Rimuovi le distrazioni

Per essere certo di riuscire a concentrarti su un solo compito per volta, è d’obbligo rimuovere tutte le possibili interruzioni e distrazioni. Primo della lista: lo smartphone. Non le notifiche e neanche i social, parlo proprio dello smartphone. Si, perché disattivare le notifiche spesso non basta quindi, per essere certi di non cadere in tentazione, è preferibile che il telefono sia in un’altra stanza, soprattutto quando hai maggiormente bisogno di concentrazione. Così non sarei invogliato a guardare le notifiche, al massimo potrebbe distrarti qualche telefonata. Proprio per questo motivo, se ti è possibile, sarebbe ancora meglio spegnerlo per un po’ o impostarlo su modalità “Aereo”.

7) Recupera le energie concedendoti delle pause

Cerco sempre di svolgere attività che durano massimo un’ora. Trascorsa l’ora, di solito, ciò che sto facendo mi viene a noia. Da quel momento inizio a perdere colpi e mantenere il focus diventa impossibile. Ci riesco solo se sto per terminare qualcosa. In quel caso la mia mente vorrà “chiudere il cerchio” e mi spingerà a dare lo sprint finale. Se invece si tratta di un’attività che non può essere conclusa in una sola sessione, allora pianifico delle pause di 15 minuti. Ma non solo. Con il tempo ho imparato che è impossibile mantenere la motivazione per l’intera giornata, quindi il pomeriggio mi concedo un pisolino. Imposto una sveglia di un’ora e mi ricarico per poter proseguire la giornata con la giusta carica. “Che spreco di tempo! ” mi dirai. Invece ho scoperto che, se non recupero le energie, tendo a procrastinare. Concedermi un po’ di riposo mi dà modo di dire a me stessa “beh, ora hai riposato, puoi rimetterti al lavoro!”. È anche vero che verso fine giornata difficilmente programmo impegni particolarmente impegnativi.

E se non avessi modo di fare un pisolino il pomeriggio? A quel punto, a fine giornata, è importante prenderti un momento da dedicare a te per rilassarti. Oppure potresti recuperare cercando di riposare un po’ di più nel weekend.

Quando prima prendevo delle pause mi sentivo in colpa perché credevo che stessi perdendo tempo oziando. Quando ho scoperto di non riuscire ad essere produttiva per 3 giorni di fila ho capito che recuperare le energie è essenziale. Il segreto sta nel dare alla pausa un tempo prestabilito, come se “dormire” fosse una delle attività da svolgere. E questa consapevolezza fa tutta la differenza del mondo.

Ora che ti ho elencato i principali metodi per essere più produttivo, hai presente quando all’inizio ti ho spiegato che tutte le attività devono essere in equilibrio? Bene, adesso prova a mettere insieme tutti questi consigli e ne verrà fuori la tua giornata ideale. Prova ad immaginarla…

• Sveglia alle 7.00;
• Colazione e Igiene personale;
• Qualche attività breve di routine per darti la carica;
• L’attività più importante della giornata;
• 1 attività medio-importante;
• Pranzo;
• Pisolino di un’ora;
• 1 attività medio-importante;
• Qualche altra attività breve o di routine;
• Cena;
• Relax.

Come ti sembra?
Se fosse troppo piena non riuscirei a godermi la serata.
Se fosse troppo vuota tenderei a rimandare le attività importanti e finirei per concludere poco.
Ecco cosa intendo per “equilibrio”.

La mia giornata si svolge più o meno così e la sera sono stanca, non stremata ma soprattutto sono soddisfatta. Se può esserti utile, la prossima volta potrei raccontarti come si svolge una mia giornata tipo. Se ti va puoi chiedermelo nei commenti.

Se vuoi, potresti provare tutti i suggerimenti, o solo quelli che al momento ti ispirano, o provarli uno per volta. Ogni singolo suggerimento, anche quello che ti sembra più banale, ti assicuro che farà la differenza. Non è necessario stravolgere la propria giornata: a volte bastano piccoli cambiamenti per attuare dei grandi miglioramenti. Provaci e, se ti va, raccontami la tua esperienza. Sono curiosa di sapere se noti delle differenze.

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