Di recente ho letto un articolo che criticava le To Do List definendole inutili. Secondo questo sondaggio le persone super-produttive non usano le To Do List perché le considerano un metodo organizzativo “cervellotico” che ha come effetto collaterale quello di generare frustrazione in chi non è riuscito a fare tutto ciò che aveva segnato sulla lista.

Anche tu hai rinunciato a realizzare le To Do List perché ti fanno solo perdere tempo? O finisci per rimandare al giorno dopo la maggior parte delle attività che non sei riuscito a concludere? O perché le cose da fare sono talmente tante che non ne puoi più di riscriverle?

La volta precedente abbiamo visto come invece la To Do List sia uno degli strumenti principali per tracciare una linea guida da seguire per essere più produttivo (se ti sei perso l’articolo lo trovi QUI).

Non ho la presunzione di sapere chi ha ragione ma in questo articolo voglio mostrarti come rendere la To Do List un sistema che può realmente fare la differenza.

Innanzitutto, la To Do List non è solo un elenco di cose da fare: bisogna realizzarla seguendo un certo criterio e avendo il giusto approccio. Sono qui per aiutarti a fare in modo che le tue To Do List funzionino davvero, niente più frustrazione!

1. Scrivere poche attività

Come dicevamo la volta precedente, dobbiamo entrare nell’ottica che possiamo fare qualsiasi cosa ma non possiamo fare tutto. Dimentichiamoci quindi di To Do List chilometriche perché sono proprio quelle che generano stress.
La to Do List va stilata di giorno in giorno (o settimanalmente, ma ne parleremo in altre occasioni) ed è impensabile che in 24 ore, escludendo le ore di sonno, si possano fare diecimila cose. Ecco perché il modo migliore per stilare una To Do List efficace è modificare l’approccio iniziale, concentrandosi su poche cose per volta, senza strafare. Solo così potrai essere certo di svolgere molte (e non per forza tutte) le attività del giorno.
Ormai dovresti saperlo, “Semplificare” é l’approccio che per me vince sempre.

2. Quanto tempo è necessario?

Dobbiamo anche tener conto del fatto che per ottenere una giornata produttiva è necessario un minimo di pianificazione. La To List nasce esattamente con questo scopo ma, attenzione… richiede il giusto tempo per essere compilata.
10-15 minuti al massimo sono un tempo più che sufficiente per realizzare una To Do List che non ci faccia sprecare tempo prezioso ma al tempo stesso ci dia modo di raccogliere le idee. Infatti ogni 5 minuti dedicati alla pianificazione avrai risparmiato 30 minuti nell’esecuzione. Quindi in una giornata avrai risparmiato ben 25 minuti da usare come vuoi, ci pensi? Scommetto che ora stai iniziando a rivalutarla, eh?
Via libera quindi a ghirigori e abbellimenti, ma solo se questo ti invoglia a realizzarla e se questa operazione rientra nei tempi previsti, altrimenti, rimani sul semplice.

3. Meglio cartacea o digitale?

Esistono anche dei modelli già pronti da compilare o delle app come ad esempio Google Keep che è quella che uso io (ne parlo QUI). Per iniziare ti consiglio di usare carta e penna perché è il modo più immediato per entrare in contatto con il metodo e ti permette di elaborare meglio le informazioni. Quando ti sentirai più sicuro potrai passare al digitale.
Ricorda che l’obiettivo principale è che la lista sia funzionale.

4. Inserire anche i progetti o solo le attività?

I progetti non sono altro che una somma di tante attività. Quindi i progetti possono essere segnati su un supporto a parte come ad esempio un quaderno (ecco qualche idea). Puoi suddividere però un progetto in tante attività più piccole che invece si possono distribuire man mano nelle tue liste giornaliere.

5. Dove inserire le attività che vengono in mente durante il giorno?

E’ fondamentale limitare la dispersione. Cerca di non aggiungere nuove attività alla lista giornaliera. Potresti in questo caso scrivere una mega lista di tutte le attività che ti vengono in mente e da lì estrapolare la lista dei giorni successivi. Se invece ti capita di svolgere attività urgenti non presenti nella lista, segnale ugualmente e poi spuntale come attività completate. E’ importante per valutare in che modo hai trascorso la giornata: hai fatto poco perché hai perso tempo o perché hai avuto delle urgenze? O sei sei stato bravo a gestire gli imprevisti e sei stato ugualmente produttivo?
Concentrati sempre su ciò che hai fatto, non su ciò che non sei riuscito a fare.

6. Bisogna inserire anche attività di routine?

Non sentirti stupido se segni attività come rifare il letto, preparare il pranzo, stendere il bucato. Sono attività di routine che vanno comunque fatte.
Io ad esempio a volte rifaccio il letto subito, altre volte capitano attività più urgenti e quindi devo rimandare. Però, dopo aver spuntato “rifare il letto”, so di poter passare all’attività successiva più serenamente, sapendo di essermi tolta questo pensiero.
E’ importante dare il giusto valore a tutte le attività che svolgiamo, anche quelle che ci sembrano scontate. Non è quindi strettamente necessario indicare proprio tutte le attività nella lista. Se farlo, soprattutto i primi tempi, ti aiuta a procedere in maniera più spedita, allora puoi farlo per valutare a fine giornata i tuoi progressi e i tuoi successi.

In conclusione, scrivere ci dà maggiori possibilità di riuscire a fare le cose, se non le scrivessimo sarebbe comunque più improbabile portarle a termine. Allora perché non provare?

Durante la giornata eviterai di essere dispersivo e non avrai più quella brutta sensazione del tempo che scorre mentre tu non stai concludendo nulla.

La prossima volta entreremo ancora più nel dettaglio per capire, step by step, come creare una To do List efficace, non mancare! Nel frattempo stai provando a realizzare la tua To Do List giornaliera? Raccontami nei commenti la tua esperienza così la valutiamo insieme, che ne dici?

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