1. Scrivi la To Do List la sera prima

Il modo migliore per chiudere una giornata è fare il punto della situazione, valutare cosa abbiamo fatto oggi, cosa c’è ancora da fare, cosa vogliamo fare domani. In questo modo possiamo chiudere un cerchio e non pensarci più. Finalmente ci rilassiamo e andiamo a dormire senza l’ansia del “chissà domani che giornata mi aspetta!”
Immagina che bello: ti svegli, fai colazione, ti prepari per la giornata, poi guardi la tua lista e sai già cosa fare. Zero pensieri, zero stress!
A proposito, ho dei suggerimenti interessanti su come iniziare al meglio la giornata, ne parlo QUI.

2. Segna gli appuntamenti sul Calendario

Quando ti siedi a tavolino per scrivere la tua lista, fai distinzione tra appuntamenti e attività. Segna le attività nella To Do List e gli appuntamenti sul Calendario.
Per “appuntamenti” intendo tutto ciò che prevede una data e un orario prestabilito: una call con un cliente, una riunione, un colloquio. Ma anche l’appuntamento con un’amica, l’appuntamento con il tecnico per la riparazione della caldaia, la lezione di yoga, l’incontro con gli insegnanti. Sono tutte quelle attività che vanno segnate per prima perché, come dicevamo, hanno già degli orari impostati. Tutte le altre attività si dovranno poter incastrare con gli appuntamenti senza che gli uni intralcino gli altri.
Il Calendario può essere classico, in versione cartacea o anche in digitale (io uso Google Calendar). Il vantaggio del digitale è di poter impostare dei promemoria che trovo molto comodi perché così non devo pensare a niente ma sarà il promemoria a ricordarmi i compiti da eseguire.

3. Scrivi le voci della lista così come ti vengono in mente

Non pensarci troppo, preoccupati intanto di mettere nero su bianco le attività del giorno. Lascia 2 colonne vuote, una a sinistra e una a destra.
Nella colonna di sinistra scriverai l’ordine in cui eseguirai le attività. La più importante sarà la 1, quindi la prima che dovrai svolgere. Le altre non devono seguire necessariamente un ordine di importanza. Cerca di ordinare le attività in modo che siano in equilibrio tra loro, così da compensare attività noiose con attività interessanti, attività nuove con attività di routine, attività impegnative con attività leggere, e così via. Inserisci per esempio le attività più corpose nei momenti di maggior rendimento in modo da essere più produttivo possibile.
Nella colonna di destra invece scriverai una stima dei tempi previsti per ogni attività. Non preoccuparti se all’inizio non sarai preciso, con il tempo questo metodo ti servirà per diventare sempre più accurato e per avere maggior consapevolezza dei tuoi ritmi.

4. Sii preciso

Scrivi in maniera chiara ma sintetica le attività. Non scrivere ad esempio “mamma” ma scrivi “chiamare mamma”. Oppure non scrivere “assicurazione” ma scrivi “pagare assicurazione”. Quando guardi la tua lista compilata non devi porti domande, solo eseguire. Decifrare “cosa avresti voluto dire” é una gran perdita di tempo, non trovi?

5. Scrivi poche attività

Non è necessario riempire una lista di attività che sai già che non riuscirai a fare in 24 ore. Limitati ad 1 attività importante, un paio di attività di media importanza e qualche attività più semplice o di routine. Non ha importanza quante cose sei riuscito a fare, conta arrivare a sera sapendo di aver fatto ciò che ritieni essenziale. Lo scopo è arrivare a fine giornata sereno e soddisfatto.

6. Sempre a portata di mano

Che sia in modalità cartacea o digitale, la To Do List deve essere sempre disponibile per poter essere consultabile in qualunque momento. Se sei fuori casa, portala con te. Non pensare a ciò che devi fare, guarda sempre la lista!

7. Barra le attività svolte

Questa operazione potrà sembrarti scontata ma è necessaria per poter fare il punto della situazione. É un passaggio che viene spesso trascurato ma è quell’operazione che serve a chiudere la giornata nel modo migliore. Cosa ho fatto oggi? Cosa non sono riuscito a fare? Perché non ci sono riuscito? Ci sono stati imprevisti? Cosa voglio inserire nella To Do List di domani? Sono queste le domande da porsi guardando le attività svolte oggi. Spuntale o, ancora meglio, barrale con un bel segno evidente.
Se hai svolto delle attività in più non previste, segnale lo stesso e poi barrale. Devi avere consapevolezza immediata di come hai trascorso la giornata. Solo monitorando i tuoi insuccessi e i tuoi progressi potrai migliorare, ma per farlo c’è bisogno che i dati siano concreti, evidenti, che saltino subito all’occhio.

8. Prepara la lista del giorno dopo

Hai seguito tutti e 7 i punti precedenti? Bene! Ora che hai tutti gli strumenti per creare una To Do List a prova di procrastinatore non ti resta che… cominciare da capo! Prepara quindi la nuova lista per il giorno dopo seguendo le domande del punto 7.
Si, lo so, sembra un po’ noioso ma ti assicuro che dopo aver fatto un po’ di pratica sarà divertente cancellare le attività svolte e verificare giorno per giorno quanto stiamo migliorando!